Les entreprises qui encaissent par prélèvement SEPA (abonnements, loyers, cotisations, factures récurrentes) connaissent le phénomène : quelques jours après l’échéance, la banque annonce que certains prélèvements sont revenus impayés. Comptablement, l’encaissement déjà enregistré doit être annulé, et la créance redevient exigible.
Les motifs de rejet
| Motif | Que faire |
|---|---|
| Provision insuffisante | Nouvelle présentation après accord du client, ou relance |
| Compte clôturé | Obtenir de nouvelles coordonnées et un nouveau mandat |
| Opposition du débiteur | Contacter le client : litige ou erreur ? |
| Mandat absent ou invalide | Faire signer un mandat conforme avant toute représentation |
| Contestation dans le délai légal | Le débiteur peut demander le remboursement d’un prélèvement autorisé pendant huit semaines ; au-delà, seulement s’il n’était pas autorisé |
Le motif figure sur l’avis de rejet transmis par la banque ; conservez-le dans le dossier du client.
Les écritures
Le prélèvement de 360 € TTC avait été enregistré à l’échéance (débit 512, crédit 411) et lettré avec la facture. Il revient impayé avec 8 € de frais.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 411 Client | 360 | |
| 627 Services bancaires | 8 | |
| 512 Banque | 368 |
Il faut aussi délettrer la facture : elle réapparaît dans la balance âgée et dans la liste des relances. Sans ce délettrage, le client semble à jour alors qu’il ne l’est pas.
Les frais de rejet peuvent être refacturés au client si les conditions générales le prévoient ; la refacturation est alors un produit.
Relance et représentation
- Prévenir le client rapidement, avec le motif.
- Convenir d’une nouvelle date de prélèvement, ou d’un virement.
- Après deux échecs, suspendre le prélèvement automatique et passer en relance classique ; voir routine de relance clients.
- Pour un abonnement, appliquer les conditions de suspension du service prévues au contrat.
Prévenir les rejets
- Mandats signés et archivés, avec la référence unique de mandat reprise dans chaque prélèvement.
- Prénotification au client avant chaque prélèvement, dans le délai convenu.
- Mise à jour des coordonnées bancaires dès qu’un client signale un changement.
- Suivi du taux de rejet mois par mois : une hausse signale une clientèle en difficulté ou un problème de fichier.
Côté fournisseur : vos propres prélèvements
Un prélèvement subi (fournisseur, organisme) rejeté par votre banque pose le problème inverse : la dette reste due, souvent avec des pénalités. Le suivi des prélèvements sortants est traité dans prélèvements automatiques et paiements récurrents.