Un consultant facture son billet de train, un architecte des tirages de plans, un artisan des fournitures achetées pour un chantier. Deux qualifications sont possibles, avec des conséquences très différentes : frais refacturés ou débours.
Frais refacturés : le cas général
L’entreprise achète en son nom, puis refacture le coût au client, avec ou sans marge. Pour la TVA comme pour la comptabilité, la refacturation est un élément du prix de la prestation :
- la dépense est une charge de l’entreprise (compte de classe 6, TVA déductible selon les règles habituelles) ;
- la refacturation est un produit, soumis à la TVA au taux de la prestation principale, quel que soit le taux de la dépense d’origine.
Exemple : billet de train de 110 € TTC (TVA non déductible pour le transport de personnes), refacturé 110 € HT au client avec une mission de conseil.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6251 Voyages et déplacements | 110 | |
| 512 Banque | 110 | |
| 411 Client | 132 | |
| 7085 Ports et frais accessoires facturés (ou 708 / 706) | 110 | |
| 44571 TVA collectée | 22 |
La refacturation supporte la TVA à 20 % même si le billet n’en comportait pas de déductible.
Les débours : une exception encadrée
Les débours sont des sommes payées au nom et pour le compte du client, en vertu d’un mandat explicite, et refacturées pour leur montant exact. Ils sont exclus de la base de TVA du prestataire, à condition que :
- le mandat soit établi avant la dépense ;
- la facture d’origine soit au nom du client ;
- la refacturation porte le montant exact, sans marge ;
- l’opération soit suivie dans un compte de tiers (par exemple 467) et non en charges et produits ;
- le client soit informé du détail.
Exemple typique : les frais d’immatriculation avancés par un formaliste pour son client, ou une taxe payée au nom du client. Un billet de train acheté au nom du consultant n’est jamais un débours.
Choisir le compte de produit
| Type de refacturation | Compte |
|---|---|
| Frais de port et d’emballage | 7085 |
| Frais de déplacement liés à une prestation | 706 (avec la prestation) ou 708 |
| Refacturation de fournitures à un client | 707 si marchandises revendues, 708 sinon |
| Refacturation à une autre société du groupe | voir refacturations intersociétés |
L’essentiel est de ne pas compenser : la charge reste en classe 6, le produit en classe 7. Diminuer la charge du montant refacturé masque à la fois le chiffre d’affaires et le coût réel.
Sur la facture
- une ligne distincte pour les frais, avec leur nature ;
- la TVA appliquée au taux de la prestation ;
- pour des débours, une mention explicite, le montant exact et la référence de la pièce d’origine.
Points de contrôle
- Tous les frais refacturables du mois ont été refacturés : comparez les notes de frais affectées à un client et les factures émises.
- Aucun « débours » n’a été facturé sans mandat ni facture au nom du client.
- Le compte 467 des débours revient à zéro une fois les refacturations encaissées.
Les dépenses elles-mêmes sont classées selon frais de déplacement dans le plan comptable.