Le compte 625 Déplacements, missions et réceptions regroupe ce que coûtent les déplacements professionnels du dirigeant et des salariés, ainsi que l’accueil de clients. Le découper finement est utile, parce que la TVA et la déductibilité fiscale ne suivent pas les mêmes règles selon la nature de la dépense.
Les sous-comptes
| Compte | Contenu |
|---|---|
| 6251 | Voyages et déplacements (train, avion, taxi, location de voiture, péage, parking) |
| 6255 | Frais de déménagement |
| 6256 | Missions (hébergement et repas en déplacement, indemnités forfaitaires) |
| 6257 | Réceptions (repas d’affaires, accueil de clients) |
Le carburant d’un véhicule de l’entreprise relève plutôt du compte 6061 (fournitures non stockables) ou d’un sous-compte dédié aux frais de véhicule, et l’entretien du 615.
La TVA, poste par poste
| Dépense | TVA déductible ? |
|---|---|
| Billet de train ou d’avion pour un salarié | En principe non (transport de personnes) |
| Hôtel pour un salarié ou le dirigeant | Non (logement) |
| Repas d’affaires avec un client | Oui, si facture au nom de l’entreprise |
| Location d’un véhicule de tourisme | Non |
| Péage, parking | Oui pour les véhicules utilitaires ; non pour les véhicules de tourisme dans la majorité des cas |
| Carburant | Déduction partielle ou totale selon le carburant et le type de véhicule |
Les règles exactes, en particulier pour le carburant, sont publiées sur impots.gouv.fr. En cas de doute, la TVA reste dans le coût de la charge.
Indemnités kilométriques
Quand un salarié ou le dirigeant utilise son véhicule personnel, l’entreprise lui rembourse des indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal publié chaque année. Elles vont en 6251, sans TVA, avec en contrepartie le compte du bénéficiaire :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6251 Voyages et déplacements | 186 | |
| 421 Personnel (ou 455 pour un dirigeant associé) | 186 |
Chaque remboursement s’appuie sur un relevé : date, trajet, motif, kilomètres. Voir indemnités kilométriques : le barème.
Notes de frais
Une note de frais regroupe plusieurs pièces payées par le salarié. L’écriture ventile chaque justificatif dans le bon sous-compte de 625, avec sa TVA éventuelle, et crédite le 421 (ou un compte 4286 dédié) du total à rembourser. Un ticket de carte bancaire seul n’est pas un justificatif suffisant : il faut la facture ou la note du restaurant.
Ce qui ne va pas en 625
- Les cadeaux à des clients : compte 6234.
- Les séminaires internes et formations : 6185 ou 6228 selon la nature.
- Les dépenses personnelles mélangées à un déplacement (nuit supplémentaire de loisir) : à la charge du bénéficiaire.
Contrôles
- Chaque montant du 6256 et du 6257 a un motif professionnel identifiable (client, mission, date).
- Aucune TVA n’a été déduite sur l’hébergement ou les billets de transport de personnes.
- Les indemnités kilométriques du dirigeant sont cohérentes avec l’agenda et le kilométrage déclaré.
Le circuit de validation est décrit dans notes de frais et dépenses du personnel.