Dans la plupart des petites entreprises, les retards de paiement ne viennent pas de clients malhonnêtes mais de factures oubliées, mal adressées ou bloquées dans un circuit de validation. Une routine de relance régulière règle la majorité des cas avant qu’ils ne deviennent des impayés.
Le calendrier type
| Moment | Action | Canal |
|---|---|---|
| J-5 avant l’échéance | Rappel amical avec la facture en pièce jointe (gros montants seulement) | Courriel |
| J+3 | Première relance : « sauf erreur de notre part… » | Courriel |
| J+15 | Deuxième relance, avec le relevé de compte | Courriel et appel |
| J+30 | Relance ferme, rappel des pénalités et de l’indemnité forfaitaire | Courriel et courrier |
| J+45 | Mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception | Courrier |
| J+60 et au-delà | Recouvrement : injonction de payer, procédure simplifiée, société de recouvrement | Selon montant |
Les délais sont à adapter au secteur et au montant, mais ils doivent être écrits et appliqués sans exception.
Ce que chaque relance doit contenir
- le numéro, la date et le montant de la facture, et la date d’échéance ;
- le montant total dû si plusieurs factures sont ouvertes ;
- les coordonnées bancaires (inchangées : rappelez-le, c’est aussi une protection contre la fraude) ;
- une personne à contacter en cas de désaccord.
À partir de la troisième relance, rappelez que les factures entre professionnels portent de plein droit des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, prévues par le Code de commerce et mentionnées sur vos factures.
L’appel téléphonique
Un appel à J+15 est souvent plus efficace que trois courriels. Il permet de savoir si la facture a été reçue, si elle est contestée, si elle attend une signature. Notez la réponse et la date promise dans le dossier du client.
Quand le client conteste
Une contestation suspend la relance automatique sur la facture concernée, pas sur les autres. Traitez-la rapidement : avoir si la réclamation est fondée, réponse argumentée sinon. Voir litiges de factures et blocages de paiement.
Après la mise en demeure
Pour une créance certaine, liquide et exigible, plusieurs voies existent : la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances par commissaire de justice, ou l’injonction de payer devant le tribunal de commerce. Les conditions et formulaires sont présentés sur service-public.fr. Au-delà d’une certaine durée, la créance doit aussi être examinée pour une dépréciation : voir créances douteuses et passage en perte.
Organiser la routine
- Une personne responsable, un jour fixe par semaine.
- Une balance âgée lettrée comme point de départ : voir revue de l’ancienneté clients.
- Des modèles de messages pour chaque étape.
- Un historique des relances par client.
Automatiser les premières relances dans le logiciel de facturation fait gagner du temps ; la mise en demeure, elle, reste une décision humaine.