Dans une entreprise qui a plusieurs activités ou plusieurs sites, une partie des dépenses ne se rattache à aucun d’eux : le loyer d’un local partagé, la rémunération du dirigeant, l’expert-comptable, les logiciels communs. Pour savoir ce que coûte réellement chaque activité, on répartit ces charges communes.
Choisir la clé de répartition
La bonne clé est celle qui reflète ce qui fait varier la dépense :
| Charge commune | Clé suggérée |
|---|---|
| Loyer, énergie, entretien des locaux | Surface occupée |
| Gestion du personnel, paie, mutuelle | Effectif ou masse salariale |
| Direction générale | Temps passé estimé, ou chiffre d’affaires |
| Logiciels par utilisateur | Nombre d’utilisateurs |
| Comptabilité, honoraires | Nombre de pièces ou chiffre d’affaires |
| Assurance multirisque | Valeur des biens assurés |
Le chiffre d’affaires est la clé la plus facile, mais souvent la moins juste : il fait supporter aux activités qui vendent le plus des frais qu’elles ne causent pas.
Exemple
Une entreprise exploite une activité de vente et une activité d’atelier dans un même local de 400 m² (loyer annuel 48 000 €) : 100 m² pour la vente, 300 m² pour l’atelier. Les frais de direction (60 000 €) sont répartis selon le temps passé estimé par le dirigeant, 40 % / 60 %.
| Charge | Vente | Atelier | Total |
|---|---|---|---|
| Loyer (surface) | 12 000 | 36 000 | 48 000 |
| Direction (temps) | 24 000 | 36 000 | 60 000 |
| Total réparti | 36 000 | 72 000 | 108 000 |
Dans la comptabilité
Les charges communes restent enregistrées une seule fois, à leur compte de nature, avec un code analytique « COMMUN ». La répartition se fait :
- soit dans le module analytique du logiciel, par une clé paramétrée ;
- soit dans un tableau extracomptable, mis à jour chaque mois ou chaque trimestre.
Il n’y a aucune écriture en comptabilité générale : la répartition n’a pas d’effet sur le résultat de l’entreprise, seulement sur la lecture par activité. L’organisation des codes est présentée dans centres de coûts en comptabilité.
Entre sociétés distinctes, c’est différent
Si les activités sont portées par deux sociétés, la répartition doit se traduire par une facture de l’une à l’autre, avec TVA, sur la base d’une convention : voir refacturations intersociétés.
Les limites à garder en tête
- Une charge commune répartie ne disparaît pas si l’on ferme une activité : le loyer reste dû. Pour décider de la fermeture d’une activité, regardez d’abord sa marge sur coûts directs.
- Changer de clé en cours d’année rend les mois incomparables : fixez-les une fois par an.
- Plus la clé est complexe, moins elle est comprise : deux ou trois clés suffisent.
La répartition par projet est développée dans rentabilité par projet pour les petites entreprises.