Sobald ein Unternehmen die erste Dienstnehmerin oder den ersten Dienstnehmer anstellt, beginnt die Lohnverrechnung. Sie umfasst weit mehr als die Auszahlung eines Gehalts: Aus dem vereinbarten Bruttolohn werden Abgaben berechnet, einbehalten und an die richtigen Stellen abgeführt, dazu kommen laufende Meldungen, Aufzeichnungen und Fristen. Wer die Grundlagen kennt, vermeidet Nachzahlungen, Säumniszuschläge und Ärger mit dem Finanzamt und der Österreichischen Gesundheitskasse. Dieser Leitfaden zeigt, wie die Lohnverrechnung in Österreich aufgebaut ist und worauf Arbeitgeber achten sollten.
Was zur Lohnverrechnung gehört
Die Lohnverrechnung verbindet arbeitsrechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten. In der Praxis fallen monatlich folgende Aufgaben an:
- Brutto-Netto-Berechnung je Dienstnehmer auf Basis von Kollektivvertrag, Einstufung und vereinbartem Entgelt
- Ermittlung und Einbehalt von Lohnsteuer und Sozialversicherung
- Berechnung der Lohnnebenkosten, die der Arbeitgeber zusätzlich trägt
- Meldungen an die Österreichische Gesundheitskasse und an das Finanzamt
- Führung des Lohnkontos und Erstellung der Gehaltsabrechnung
- termingerechte Abfuhr aller Abgaben
Eine saubere Lohnverrechnung setzt voraus, dass auch die übrige Grundlagen der Buchhaltung stimmen, weil Personalaufwand und Abgaben über die Löhne und Gehälter im Kontenrahmen direkt in die laufende Verbuchung einfließen.
Brutto-Netto-Berechnung
Der Bruttolohn ist der Ausgangspunkt. Davon werden die Dienstnehmeranteile abgezogen, bis das Nettogehalt übrig bleibt, das tatsächlich ausgezahlt wird. Vereinfacht läuft die Berechnung in dieser Reihenfolge:
| Schritt | Berechnung |
|---|---|
| Bruttobezug | vereinbartes Entgelt laut Kollektivvertrag und Vertrag |
| minus Sozialversicherung (DN-Anteil) | Prozentsatz vom Bruttobezug |
| ergibt | Zwischensumme für die Lohnsteuer |
| minus Lohnsteuer | nach Tarif, abzüglich Absetzbeträge |
| ergibt | Nettogehalt zur Auszahlung |
Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, das sogenannte 13. und 14. Gehalt, werden steuerlich begünstigt behandelt und gesondert abgerechnet. Auch steuerfreie Bezüge wie bestimmte Zulagen oder Aufwandsersätze beeinflussen das Ergebnis und müssen korrekt zugeordnet werden.
Lohnsteuer und Sozialversicherung
Die Lohnsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer. Der Arbeitgeber behält sie ein und führt sie an das Finanzamt ab. Die Höhe richtet sich nach dem progressiven Tarif sowie nach den zustehenden Absetzbeträgen, etwa dem Verkehrsabsetzbetrag oder dem Familienbonus.
Die Sozialversicherung gliedert sich in mehrere Zweige: Kranken-, Unfall-, Pensions- und Arbeitslosenversicherung. Die Beiträge teilen sich Dienstnehmer und Dienstgeber, wobei jeweils der anteilige Prozentsatz vom Bruttobezug bis zur Höchstbeitragsgrundlage gilt. Der Dienstgeberanteil zählt zu den Lohnnebenkosten und erhöht die tatsächlichen Personalkosten deutlich über den Bruttolohn hinaus. Welche Posten dabei zusammenkommen, zeigt der Beitrag zu den Lohnnebenkosten für Arbeitgeber im Detail.
Zusätzlich fallen lohnabhängige Abgaben an, die ausschließlich der Arbeitgeber trägt, darunter der Dienstgeberbeitrag und Zuschläge sowie die Kommunalsteuer berechnen an die Gemeinde.
Meldungen an die ÖGK
Die Österreichische Gesundheitskasse, kurz ÖGK, ist die zentrale Stelle für die Sozialversicherung der Dienstnehmer. Wichtige Pflichten:
- Anmeldung vor Arbeitsantritt: Jeder Dienstnehmer muss vor dem ersten Arbeitstag bei der ÖGK angemeldet sein. Eine verspätete Anmeldung wird streng geahndet.
- Monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM): Sie meldet pro Person die Beitragsgrundlagen und ist die Basis für die Vorschreibung der Beiträge.
- Abmeldung bei Ende des Dienstverhältnisses, ebenfalls fristgerecht.
Die Meldungen laufen elektronisch über ELDA. Fehler oder Verspätungen können zu Korrekturen und Säumniszuschlägen führen, weshalb ein verlässlicher monatlicher Ablauf wichtig ist.
Lohnkonto und Aufzeichnungen
Für jede Dienstnehmerin und jeden Dienstnehmer ist ein Lohnkonto zu führen. Es hält alle relevanten Daten eines Kalenderjahres fest und ist die Grundlage für Prüfungen durch Finanzamt und Sozialversicherung. Typische Inhalte:
- Bruttobezüge, laufend und Sonderzahlungen
- einbehaltene Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge
- steuerfreie Bezüge und Sachbezüge
- Reisekostenersätze und Diäten
Die Aufzeichnungen müssen vollständig, nachvollziehbar und gut belegt sein. Reisekostenabrechnungen folgen eigenen Regeln, die im Beitrag zu Reisekosten und Diäten abrechnen beschrieben sind. Die Aufbewahrungspflicht für Lohnunterlagen ist lang, weil sie auch für Pensionsfragen relevant bleiben.
Fristen im Überblick
Die Lohnverrechnung lebt von Terminen. Diese Pflichten kehren regelmäßig wieder:
| Pflicht | Frist |
|---|---|
| Anmeldung Dienstnehmer | vor Arbeitsantritt |
| Auszahlung Gehalt | laut Kollektivvertrag, meist Monatsende |
| mBGM an die ÖGK | bis Mitte des Folgemonats |
| Lohnsteuer ans Finanzamt | bis zum 15. des Folgemonats |
| Lohnzettel (L16) | jährlich, in der Regel bis Ende Februar |
Die genauen Termine können je nach Kalender abweichen. Maßgeblich sind die Vorgaben der ÖGK und des BMF.
Typische Stolpersteine
- Verspätete Anmeldung: Eine Anmeldung nach Arbeitsantritt gilt als schwerer Verstoß und wird mit hohen Strafen belegt.
- Falsche kollektivvertragliche Einstufung: Sie führt schnell zu Nachzahlungen über Jahre.
- Sonderzahlungen falsch behandelt: Urlaubs- und Weihnachtsgeld haben eine eigene Besteuerung.
- Sachbezüge vergessen: Firmenwagen oder Dienstwohnung erhöhen die Bemessungsgrundlage.
- Lohnnebenkosten unterschätzt: Die echten Personalkosten liegen klar über dem Bruttolohn, was die Liquiditätsplanung belastet.
Ob Einzelunternehmen mit der ersten Anstellung oder wachsende GmbH: Eine strukturierte Lohnverrechnung mit sauberem Lohnkonto und eingehaltenen Fristen ist die Basis für ruhige Prüfungen und korrekte Abgaben.