Rechnungsabgleich mit dem Kontoauszug

Beim Rechnungsabgleich werden die Bewegungen am Bankkonto mit den Rechnungen in der Buchhaltung zusammengeführt: Welche Ausgangsrechnung hat der Kunde mit dieser Überweisung bezahlt, zu welcher Eingangsrechnung gehört diese Abbuchung? Der Kontoauszug liefert die Zahlungen, nicht die Buchungen. Erst die Zuordnung macht aus einer Zeile einen erklärten Geschäftsfall.

Drei Wege, eine Zeile zu verarbeiten

Weg	Wann	Beispiel
Ausgleich einer offenen Rechnung	Zahlungen von Kunden und an Lieferanten	Eingang 1.440 € gleicht Ausgangsrechnung 0412 aus
Wiederkehrender Vorgang ohne Einzelrechnung	Kontoführung, Zinsen, Miete laut Vertrag, Abgaben	„Kontoführung“ wird als Spesen des Geldverkehrs gebucht
Einzelbuchung	seltene Vorgänge	Rückzahlung einer Kaution, Privatentnahme

Je mehr Zeilen über den ersten Weg laufen, desto verlässlicher sind die Listen der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Voraussetzung ist, dass Rechnungen erfasst sind, bevor die Zahlung kommt.

Woran eine Zahlung erkannt wird

Rechnungsnummer oder Zahlungsreferenz im Verwendungszweck: das sicherste Merkmal. Bitten Sie Kunden auf der Rechnung, sie anzugeben.
Betrag: eindeutig, wenn nur eine offene Rechnung in dieser Höhe besteht.
Name des Auftraggebers: hilfreich, aber bei Konzernen, Zahlungsdienstleistern und privaten Konten von Geschäftsführern trügerisch.
Datum: grenzt ein, welche Rechnungen überhaupt in Frage kommen.

Problemfälle

Sammelzahlung. Ein Kunde zahlt drei Rechnungen mit einer Überweisung. Die Zeile wird gegen alle drei offenen Posten ausgeglichen. Ein Zahlungsavis des Kunden erspart das Rätseln.

Teilzahlung. Die Rechnung bleibt mit dem Restbetrag offen und wandert nicht aus der Mahnliste, siehe Teilzahlungen von Kunden.

Skonto und kleine Differenzen. Zieht der Kunde berechtigt Skonto, werden Erlös und Umsatzsteuer berichtigt. Unberechtigte Abzüge bleiben als Forderung stehen, bis entschieden ist, ob nachgefordert oder ausgebucht wird, siehe Kleine Restsalden ausbuchen.

Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters. Die Gutschrift enthält Kartenumsätze abzüglich Gebühren. Sie wird anhand der Abrechnung des Anbieters in Umsätze und Gebühren aufgeteilt, siehe Kartenabrechnungen und Terminalumsätze.

Unbekannter Zahlungseingang. Er kommt auf ein Klärungskonto, nicht auf Erlöse, siehe Klärungs- und Durchlaufkonten.

Doppelt bezahlte Eingangsrechnung. Die zweite Zahlung ist eine Forderung an den Lieferanten und wird zurückgefordert oder mit der nächsten Rechnung verrechnet.

Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner zählt das Zahlungsdatum

Wer den Gewinn mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt, erfasst Einnahmen und Ausgaben mit dem Tag des Zuflusses oder Abflusses. Der Kontoauszug ist damit der Beleg für den Zeitpunkt. Dasselbe gilt für die Umsatzsteuer bei Istversteuerung und für den Vorsteuerabzug, der dort erst mit der Zahlung zusteht. Ein Rechnungsabgleich zum Monatsende ist deshalb Voraussetzung für eine richtige Umsatzsteuervoranmeldung.

Routine

Wöchentlich oder monatlich den Kontoauszug durchgehen und jede Zeile zuordnen.
Zeilen ohne Beleg sofort klären: Rechnung nachfordern oder Eigenbeleg schreiben.
Offene Posten ansehen: Welche Kundenrechnungen sind überfällig, welche Lieferantenrechnungen stehen zur Zahlung an?
Zum Monatsletzten den Saldo des Bankkontos in der Buchhaltung mit dem Saldo laut Auszug vergleichen.

Kontrolle zum Monatsende	Ergebnis
Saldo Bankkonto in der Buchhaltung gegen Saldo laut Auszug	keine Differenz
Nicht zugeordnete Zeilen	keine oder erklärte
Saldo auf Klärungskonten	null oder erklärt

Die Abstimmung des Saldos im Einzelnen beschreibt Bankabstimmung für kleine Unternehmen.

Rechnungsabgleich in Nexbal

In Nexbal laden Sie den Kontoauszug als PDF hoch. Zeilen, die die KI einem Beleg oder einer offenen Rechnung zuordnen kann, werden gebucht; alle übrigen stehen als Liste zur Prüfung bereit, und Sie entscheiden, wohin sie gehören. Nexbal startet in Österreich: An der Beta teilnehmen und 30 Tage kostenlos testen.