Les obligations comptables d’une ASBL dépendent de sa taille, appréciée avec des critères proches de ceux des sociétés : travailleurs en moyenne annuelle, recettes (hors recettes exceptionnelles) et total du bilan. Les seuils sont fixés par le Code des sociétés et des associations et ont été adaptés à plusieurs reprises ; la Centrale des bilans publie ceux qui s’appliquent.
Trois catégories, trois régimes
| Catégorie | Comptabilité | Comptes annuels | Où déposer |
|---|---|---|---|
| Petite ASBL (sous les seuils) | simplifiée (recettes et dépenses) ou partie double si elle le choisit | modèle simplifié avec état du patrimoine | greffe du tribunal de l’entreprise, dans le dossier de l’association |
| Grande ASBL (au-dessus des seuils) | partie double, plan comptable adapté aux associations | modèle abrégé | Banque nationale |
| Très grande ASBL | partie double | modèle complet et contrôle par un commissaire | Banque nationale |
Une petite ASBL peut volontairement tenir une comptabilité en partie double ; elle reste alors une petite association pour le reste de ses obligations.
La comptabilité simplifiée
La petite ASBL tient un journal des recettes et des dépenses, sans écriture en partie double. Chaque mouvement de caisse et de banque est noté avec sa date, son objet et la pièce justificative. À la fin de l’exercice, elle établit :
- un état des recettes et des dépenses selon le modèle légal ;
- un état du patrimoine : avoirs (immeubles, matériel, placements, créances) et dettes, avec les droits et engagements importants hors bilan.
Ces documents sont soumis à l’assemblée générale, qui les approuve dans les six mois de la clôture, puis déposés au greffe dans le dossier de l’association.
Les ASBL qui déposent à la BNB
Au-dessus des seuils, l’ASBL tient une comptabilité en partie double avec un plan comptable adapté (les comptes de la classe 7 distinguent notamment les cotisations, dons, legs et subsides). Les comptes annuels sont déposés à la Centrale des bilans dans les trente jours de leur approbation, et au plus tard sept mois après la clôture.
Points propres aux associations à soigner dans ces comptes :
- les subsides en capital (rubrique 15), qui sont pris en résultat au rythme de l’amortissement des biens financés ;
- les dons et legs avec affectation particulière ;
- les fonds affectés décidés par l’organe d’administration ;
- les engagements envers les pouvoirs subsidiants.
Activités économiques et TVA
Une ASBL peut exercer des activités économiques, à condition que ses bénéfices ne soient pas distribués à ses membres ou administrateurs. Ces activités peuvent la rendre assujettie à la TVA et l’amener à recevoir et émettre des factures structurées. Les conséquences sont expliquées dans le guide de la comptabilité d’une ASBL.
Les autres obligations annuelles
- Tenir à jour le registre des membres et, le cas échéant, le registre UBO de l’association, comme expliqué dans l’article sur le registre UBO.
- Déclarer à l’impôt des personnes morales ou, si l’ASBL exerce une activité de nature commerciale à titre principal, à l’impôt des sociétés.
- Pour les grandes et très grandes ASBL, joindre le bilan social si elles occupent du personnel.
Erreurs courantes
- Continuer à tenir une comptabilité simplifiée alors que l’association a dépassé les seuils depuis deux exercices.
- Oublier l’état du patrimoine en comptabilité simplifiée.
- Enregistrer un subside d’investissement entièrement en produit l’année où il est reçu.
- Ne pas réévaluer la catégorie quand l’ASBL embauche ou que ses recettes augmentent : comme pour les sociétés, le passage dans une autre catégorie suit la règle des deux exercices consécutifs.