La Centrale des bilans reçoit les comptes annuels sous forme de données structurées : chaque montant est rattaché à un code de rubrique du modèle (par exemple 10/15 pour les capitaux propres, 70 pour le chiffre d’affaires). Le format technique est le XBRL. Vous n’écrivez jamais ce fichier à la main : il est produit par un logiciel de comptes annuels ou par l’application de dépôt de la BNB à partir de données encodées.
Ce que contient le dossier de dépôt
Un dépôt complet comprend plus que le bilan et le compte de résultats. Avant de générer le fichier, réunissez :
- la balance définitive après toutes les écritures d’inventaire et d’affectation ;
- l’annexe du modèle choisi (micro, abrégé ou complet) ;
- les données d’identification : numéro d’entreprise, forme juridique, adresse du siège, dates de début et de fin d’exercice, date de l’assemblée ;
- la liste des administrateurs et, le cas échéant, du commissaire, avec leurs mandats ;
- les participations et la structure de l’actionnariat demandées par le modèle ;
- le bilan social si la société a occupé du personnel ;
- le rapport de gestion et le rapport du commissaire lorsqu’ils sont requis, joints au dépôt.
La plupart des rejets ou des dépôts rectificatifs viennent d’une donnée d’identification fausse (mandat d’administrateur expiré, date d’assemblée incohérente) plutôt que d’un chiffre.
De la balance aux rubriques
Le travail central consiste à faire correspondre chaque compte du PCMN à une rubrique du modèle. Les logiciels proposent une table de correspondance standard, mais elle doit être vérifiée pour les comptes que vous avez créés vous-même.
| Compte PCMN | Rubrique du modèle | Point à vérifier |
|---|---|---|
| 2400 Mobilier | 24 Mobilier et matériel roulant | Amortissements cumulés (2409) déduits |
| 4000 Clients | 40 Créances commerciales | Clients créditeurs reclassés en dettes |
| 4400 Fournisseurs | 44 Dettes commerciales | Fournisseurs débiteurs reclassés en créances |
| 4510 TVA à payer | 45 Dettes fiscales | Compensation avec 411 seulement si autorisée |
| 4900 Charges à reporter | 490/1 Comptes de régularisation | Libellés justifiés par des pièces |
Un compte créé en cours d’année sans correspondance tombe parfois dans une rubrique « autres » par défaut : le total est juste, mais la présentation est fausse. La revue complète de la balance est décrite dans l’article sur la concordance entre balance et comptes annuels.
Export depuis le logiciel comptable
Deux chemins existent :
- Logiciel de comptes annuels intégré ou connecté : il lit la balance, applique la table de correspondance, complète l’annexe et produit le fichier XBRL prêt à être chargé dans l’application de dépôt.
- Export de la balance (CSV ou Excel) vers un outil tiers ou vers l’encodage dans l’application de la BNB. C’est la voie habituelle des petites sociétés dont le comptable utilise un autre outil pour les comptes annuels.
Dans les deux cas, l’export doit porter sur la balance après clôture, sur l’exercice complet, avec les comptes de la classe 6 et 7 avant leur solde en résultat ou un compte de résultat d’affectation clairement séparé. Conservez avec le dossier la balance exportée, la version du fichier déposé et l’accusé de réception : ce trio permet de répondre à toute question ultérieure.
Contrôles de validation
L’application de dépôt applique des contrôles arithmétiques (totaux, sous-totaux, égalité actif-passif) et des contrôles de cohérence (affectation égale au résultat à affecter, bilan social cohérent avec les rémunérations, dettes échues cohérentes avec les rubriques). Une erreur bloquante empêche le dépôt ; un avertissement le permet mais mérite une explication.
Erreurs qui reviennent chaque année
- Exporter une balance provisoire, puis passer encore des écritures d’inventaire.
- Ne pas mettre à jour la table de correspondance après la création de nouveaux comptes.
- Indiquer le mauvais modèle (abrégé au lieu de micro, ou l’inverse).
- Oublier le bilan social parce que le personnel est géré par un secrétariat social.
Le calendrier et les frais de dépôt sont détaillés dans dépôt des comptes annuels à la BNB. Les modèles, taxonomies XBRL et notices techniques sont publiés par la Centrale des bilans.