Un relevé de prestations, un bon de livraison signé, un état d’avancement de chantier : beaucoup de factures B2B ne se comprennent pas sans leur annexe. Avec la facturation électronique structurée, la question n’est plus de savoir comment les agrafer, mais comment les intégrer au fichier UBL pour qu’elles arrivent en même temps que la facture.
La règle : un seul canal
La FAQ officielle sur l’e-facturation est claire : toutes les pièces jointes liées à une facture doivent être envoyées par le même canal. Envoyer la facture via Peppol et le relevé d’heures par e-mail ralentit le traitement, crée des dossiers incomplets et, selon l’administration, enfreint la loi, puisque l’annexe fait partie intégrante de la facture.
Formats acceptés
La norme européenne EN 16931, sur laquelle repose Peppol BIS Billing 3.0, limite les types de fichiers joints :
| Format | Usage typique |
|---|---|
| relevé d’heures, contrat, bon de livraison scanné, représentation visuelle de la facture | |
| PNG, JPG | photo d’un bon signé, d’un compteur, d’un dégât constaté |
| CSV | détail de consommation, liste de lignes trop longue pour la facture |
| XLSX, ODS | décompte de chantier, tableau de refacturation |
Le XML n’est pas encore dans la liste ; la FAQ indique qu’il peut déjà être utilisé si les deux parties sont d’accord. Les formats bureautiques modifiables (DOCX) et les archives ZIP ne sont pas acceptés.
Intégrée ou en lien
UBL permet deux méthodes. L’annexe peut être intégrée au fichier, encodée dans un élément de référence de document additionnel, ou fournie par un lien externe vers un serveur. Préférez l’intégration : un lien qui expire dans trois ans rend la facture incomplète alors que vous devez la conserver pendant toute la durée légale. Si vous recevez des factures avec liens, téléchargez les documents à la réception et archivez-les avec le fichier.
Les prestataires Peppol fixent souvent une taille maximale de message. Compressez les scans (une photo de bon de livraison n’a pas besoin de 8 Mo) et scindez plutôt les gros dossiers techniques en plusieurs annexes nommées clairement.
Le PDF de la facture elle-même
Beaucoup de logiciels joignent automatiquement une représentation PDF de la facture. Elle aide le destinataire à lire le document, mais ce n’est pas la facture : en cas de divergence, c’est le contenu structuré qui fait foi. Deux erreurs à éviter :
- un PDF généré séparément, dont les montants ne correspondent pas au XML après une correction de dernière minute ;
- une mention obligatoire (motif d’exonération, mention d’autoliquidation, adresse de livraison) présente seulement dans le PDF ou dans une annexe. Toutes les mentions obligatoires doivent figurer dans les données structurées. Elles sont listées dans les mentions légales d’une facture belge.
Exemples par type d’activité
- Services en régie : relevé d’heures par collaborateur en PDF ou XLSX, avec la même période que la facture.
- Construction : état d’avancement signé par le maître d’ouvrage, en PDF, qui justifie le pourcentage facturé.
- Transport : lettre de voiture CMR scannée en PDF ou JPG.
- Refacturation de frais : copie des justificatifs refacturés, utile au client pour sa propre déduction. Les principes figurent dans la refacturation des frais aux clients.
Côté réception : conserver l’ensemble
L’entreprise qui reçoit la facture doit conserver la facture électronique structurée pendant toute la durée de conservation, sous une forme lisible. Les annexes suivent le même sort. En pratique :
- l’outil de réception stocke le fichier UBL tel que reçu, annexes comprises ;
- la pièce comptable renvoie à ce fichier, pas à une copie PDF réimprimée ;
- les annexes servent au circuit de validation (le relevé d’heures est approuvé par le responsable) puis restent attachées à la pièce.
Le cadre de conservation est développé dans l’archivage numérique conforme.