Un consultant qui refacture son train, un architecte qui avance une redevance de permis, un installateur qui ajoute un forfait de déplacement : ces montants semblent identiques sur la facture, mais ils ne se traitent pas de la même façon en Belgique. Tout se joue sur une question simple : au nom de qui la dépense a-t-elle été faite ?
Deux catégories à ne pas mélanger
| Débours | Frais accessoires refacturés | |
|---|---|---|
| Dépense engagée | au nom et pour compte du client | en votre nom, pour exécuter votre prestation |
| Pièce d’origine | libellée au nom du client | libellée à votre nom |
| TVA sur la refacturation | hors base imposable (article 28 du Code TVA) | même taux que la prestation principale |
| Déduction de la TVA d’origine | non, elle n’est pas à vous | oui, selon les règles habituelles |
| Comptabilisation | compte de tiers en classe 4 | charge en classe 6, produit en classe 70 |
Le débours n’est donc jamais une marge : vous récupérez exactement ce que vous avez avancé, et la pièce doit le prouver. Dès que vous ajoutez un supplément ou que la facture d’origine est à votre nom, vous êtes dans le second cas.
Exemple chiffré
Une agence de communication facture une campagne de 8 000 EUR HTVA à 21 %.
- Elle a payé une taxe administrative de 150 EUR au nom du client : débours, repris sur la facture sous une ligne distincte, sans TVA, et passé par un compte de tiers (par exemple 416 créances diverses) plutôt qu’en charge.
- Elle a acheté pour 400 EUR HTVA d’impressions à son nom : elle déduit la TVA d’achat, enregistre la charge en 61 et refacture les 400 EUR (ou plus) avec 21 % de TVA, dans son chiffre d’affaires en 70.
La facture client totalise alors 8 400 EUR de base à 21 %, plus 150 EUR de débours hors base.
Règles pratiques pour la facture
- Décrivez chaque frais refacturé avec sa nature et sa période, pas seulement « frais divers ».
- Gardez les débours sur une ligne séparée, sans TVA, et conservez la pièce au nom du client.
- Appliquez aux frais accessoires le taux de la prestation principale, même si l’achat d’origine portait un autre taux.
- Depuis le 1er janvier 2026, une facture entre assujettis belges part en Peppol : vérifiez que la ligne de débours est bien codée hors base dans votre logiciel, sinon la TVA calculée sera fausse.
- Fixez dans le contrat ce qui est refacturable (kilomètres, nuitées, sous-traitance) pour éviter les litiges de factures.
Ce que le contrôleur regarde
Un débours sans pièce au nom du client sera requalifié en frais accessoire, avec la TVA en plus. À l’inverse, une charge refacturée sans TVA réduit indûment la base imposable. Rangez les justificatifs avec la facture de vente et reliez-les dans le dossier du client.
Pour les mentions à reprendre sur chaque document, voyez les mentions légales d’une facture belge et, pour un supplément ponctuel après facturation, la note de débit pour frais supplémentaires.