Avec le PDF, une facture imparfaite partait quand même et le client corrigeait mentalement. Avec Peppol, le fichier est lu par une machine des deux côtés : une donnée manquante bloque l’envoi ou fait atterrir la facture dans une file d’exceptions chez le client. Les contrôles utiles se font donc en amont, sur la facture elle-même.
Avant l’envoi : six données qui décident de tout
- Identifiant du client : numéro d’entreprise belge correct, celui sous lequel le client est inscrit sur Peppol. Une filiale ou un siège d’exploitation n’a pas forcément le même numéro que la maison mère.
- Référence du client : numéro de bon de commande ou référence acheteur. Le format Peppol exige au moins l’une des deux ; un client qui travaille par commandes rejettera une facture sans son numéro.
- TVA par ligne : catégorie et taux corrects, motif d’exonération pour une ligne exonérée, mention de l’autoliquidation pour des travaux immobiliers facturés à un entrepreneur.
- Période ou date de livraison : indispensable pour une facture de services récurrents ou une facture à cheval sur deux mois.
- Moyen de paiement : IBAN et communication structurée, que le client pourra reprendre telle quelle dans son virement. Voir les virements SEPA et références structurées.
- Annexes dans un format autorisé, jointes au même message.
Pendant l’envoi : savoir où est la facture
Chaque facture passe par plusieurs états dans votre logiciel. Les noms varient selon le prestataire, mais la logique est la même :
| État | Signification | Action |
|---|---|---|
| Validée et envoyée | votre point d’accès l’a acceptée et transmise | aucune |
| Livrée | le point d’accès du client l’a reçue | aucune |
| En erreur | la validation ou la transmission a échoué | corriger et renvoyer |
| Réponse du client | accusé, question, acceptation ou refus | traiter selon le statut |
Une facture livrée l’est en général en quelques minutes ou quelques heures ; au-delà d’un jour ouvrable sans confirmation, contactez votre prestataire. Pour les erreurs et refus, la marche à suivre figure dans les rejets Peppol.
Le client n’est pas trouvé sur Peppol
Vérifiez d’abord votre donnée : numéro d’entreprise mal saisi, client inscrit sous un autre identifiant, entité du groupe différente. Si le client est réellement absent du réseau alors qu’il entre dans le champ, la FAQ officielle admet que vous choisissiez un autre mode de transmission ; une alternative électronique suppose l’accord du client sur une méthode sécurisée, et la facture ainsi envoyée reste juridiquement valable. Le client, lui, s’expose à une sanction s’il n’est pas équipé. Notez l’échange et la date, puis basculez vers Peppol dès que le client est joignable, sans renvoyer rétroactivement les factures déjà émises.
Après l’envoi : une facture, une écriture
La facture envoyée et l’écriture dans le journal des ventes doivent être identiques au centime : même numéro, même date, mêmes bases et TVA par taux. Quand la facture est créée dans un outil et comptabilisée dans un autre, contrôlez chaque mois que le nombre de factures et le total des bases correspondent. La grille 03 (21 %), la grille 02 (12 %) et la grille 01 (6 %) de la déclaration doivent se retrouver à partir des factures envoyées ; le détail des grilles est dans codes et grilles TVA.
Tester une facture électronique avant envoi
Un test sérieux ne se fait pas avec une facture d’une ligne à 21 %. Il se fait avec les cas que votre entreprise rencontre réellement, envoyés à un destinataire qui vous dira ce qu’il a reçu : votre comptable, une société liée ou un client de confiance prévenu.
Jeu de test minimal :
- une facture à plusieurs taux de TVA avec une remise globale, pour vérifier les arrondis ;
- une note de crédit partielle qui cite la facture d’origine ;
- une facture exonérée ou en autoliquidation, avec son motif ;
- une facture avec annexe (relevé d’heures, bon de livraison) ;
- une facture d’acompte puis la facture finale qui le déduit, si vous en émettez ;
- une facture vers un client au numéro de commande obligatoire.
Pour chaque test, comparez trois choses : ce que votre logiciel affiche, ce que le destinataire voit dans son outil, et ce qui est passé en comptabilité chez vous. Des montants identiques mais un taux mal lu par le destinataire signalent un problème de catégorie TVA ; une annexe absente chez lui, un problème de format ou de taille.
Avant le premier envoi réel, certains prestataires proposent un validateur qui contrôle le fichier sans le transmettre. Utilisez-le surtout après un changement de modèle de facture ou une mise à jour du logiciel. Une fois les tests passés, généralisez par groupes de clients et suivez le taux d’erreur, comme décrit dans le tableau de bord de préparation Peppol.