Le solde du compte 400 dit combien vos clients vous doivent. Il ne dit pas si cet argent arrivera la semaine prochaine ou jamais. Le tableau d’âge répond à cette question en découpant chaque solde selon l’échéance des factures. C’est le document que la banque demande en premier quand vous sollicitez un crédit de caisse ou un factoring, et celui que le dirigeant devrait regarder chaque semaine.
Construire un tableau fiable
Un tableau d’âge n’est fiable que si le compte client l’est. Trois conditions préalables :
- le lettrage est à jour : chaque paiement est imputé sur la facture qu’il règle, et les paiements non identifiés sont traités, sinon des factures payées apparaissent en retard ;
- les notes de crédit sont imputées sur la facture qu’elles corrigent ;
- l’échéance de chaque facture est correcte dans le logiciel, y compris pour les clients qui ont des conditions particulières.
Le calcul se fait toujours à partir de l’échéance, pas de la date de facture. Une facture à 60 jours émise il y a 45 jours n’est pas en retard.
| Client | Solde | Non échu | 1-30 j | 31-60 j | 61-90 j | > 90 j |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Client A | 18 000 | 12 000 | 6 000 | |||
| Client B | 9 500 | 2 500 | 7 000 | |||
| Client C | 4 200 | 1 200 | 3 000 | |||
| Client D | 22 000 | 22 000 | ||||
| Total | 53 700 | 34 000 | 8 500 | 7 000 | 1 200 | 3 000 |
| Part | 100 % | 63 % | 16 % | 13 % | 2 % | 6 % |
Ajoutez deux colonnes que le logiciel ne fournit pas toujours : la date et le contenu de la dernière action (relance, appel, promesse de paiement) et un indicateur litige quand le client conteste la facture.
Ce que le tableau révèle
La concentration. Dans l’exemple, deux clients représentent les trois quarts du solde. Un retard du client D, même s’il n’est pas encore échu, changerait votre trésorerie du mois.
Les retards structurels. Le client B paie systématiquement trente à cinquante jours après l’échéance. Ce n’est pas un incident, c’est son mode de fonctionnement ; soit vous l’intégrez dans votre plan de trésorerie, soit vous renégociez.
Les créances à risque. Le client C a 3 000 EUR à plus de 90 jours. À ce stade, la probabilité de paiement baisse nettement ; la décision de réduction de valeur et le traitement TVA sont détaillés dans la revue de l’ancienneté des créances.
Un indicateur : le DSO
Le délai moyen de paiement des clients (DSO, days sales outstanding) résume le tableau en un chiffre :
DSO = créances clients TVA comprise / chiffre d’affaires annuel TVA comprise × 365
Avec 53 700 EUR de créances et 400 000 EUR de chiffre d’affaires annuel TVA comprise, le DSO est d’environ 49 jours. Comparez-le à vos conditions de paiement : si vous facturez à 30 jours, chaque jour au-delà est de la trésorerie qui finance vos clients. Suivez-le chaque mois ; sa tendance compte davantage que sa valeur.
Le suivi hebdomadaire des créances
Le tableau ne sert que s’il déclenche des actions à date fixe. Une routine simple, un jour par semaine :
- Sortir le tableau et comparer à la semaine précédente : quelles factures viennent de passer en retard, quelles promesses n’ont pas été tenues ?
- Relancer selon l’âge : rappel courtois dès le premier jour de retard, appel téléphonique à 15 jours, mise en demeure à 30 jours. La séquence et les modèles se trouvent dans la routine de relance clients.
- Noter chaque contact dans la fiche client : date, interlocuteur, promesse obtenue. La semaine suivante, on vérifie la promesse plutôt que de recommencer.
- Traiter les litiges à part : une facture contestée ne se relance pas, elle se résout, souvent par une note de crédit partielle ou une explication écrite. Tant qu’elle reste dans la relance automatique, elle irrite le client sans rien rapporter.
- Décider pour les cas lourds : au-delà de 60 jours sans réponse, choisissez entre plan d’apurement, recouvrement par un huissier et procédure judiciaire.
Entre entreprises, la loi belge sur les retards de paiement prévoit, sans mise en demeure préalable, des intérêts de retard au taux légal publié chaque semestre et une indemnité forfaitaire d’au moins 40 EUR par facture. Pour une dette d’argent non contestée, une procédure de recouvrement par huissier permet d’obtenir un titre exécutoire sans passer par le tribunal. Le cadre légal est expliqué dans les délais de paiement entre entreprises.
Fixez enfin une limite de crédit par client : un montant maximal d’encours, revu une fois par an ou dès qu’un retard apparaît. Au-delà, une nouvelle commande demande un accord du responsable ou un paiement anticipé. C’est la mesure qui évite qu’un client en difficulté accumule des mois de livraisons impayées avant sa faillite.