La plupart des retards de paiement ne sont pas des refus : une facture égarée, un bon de commande manquant, une validation en attente. Une routine de relance fixe permet de les régler tôt, sans abîmer la relation, et de repérer les vrais impayés.
Avant même l’échéance
- La facture porte une communication structurée (+++123/4567/89012+++) : le paiement sera lettré automatiquement à l’import CODA.
- Entre entreprises belges, la facture part via Peppol depuis le 1er janvier 2026 : vérifiez qu’elle a été livrée et non rejetée.
- Pour les gros montants, un message quelques jours avant l’échéance évite bien des retards.
Calendrier pour un client entreprise (B2B)
| Moment | Action | Ton |
|---|---|---|
| Échéance + 3 jours | rappel par e-mail avec copie de la facture | informatif |
| Échéance + 15 jours | second rappel, appel au service comptable | ferme et factuel |
| Échéance + 30 jours | mise en demeure écrite mentionnant les intérêts et l’indemnité prévus | formel |
| Échéance + 45 jours | suspension des livraisons, proposition de plan d’apurement | décision |
| Au-delà | recouvrement par huissier ou avocat | juridique |
La loi du 2 août 2002 permet de réclamer, sans mise en demeure préalable, des intérêts de retard au taux légal publié et une indemnité forfaitaire de recouvrement. Pour une dette non contestée, une procédure de recouvrement par huissier existe entre entreprises. Vos conditions générales peuvent prévoir d’autres modalités dans les limites de la loi ; voir délais de paiement et loi belge.
Calendrier pour un consommateur (B2C)
Depuis le 1er septembre 2023, le livre XIX du Code de droit économique encadre le recouvrement des dettes des consommateurs :
- le premier rappel est gratuit ;
- il doit laisser au consommateur un délai d’au moins quatorze jours pour payer ;
- il mentionne le montant dû et les montants qui pourront être réclamés ensuite ;
- les indemnités et intérêts réclamés ensuite sont plafonnés par la loi.
Envoyer une facture majorée de frais dès le premier jour de retard est donc à proscrire avec un particulier. Le SPF Économie publie le détail des règles sur economie.fgov.be.
Qui fait quoi
- Comptabilité : édite la balance âgée chaque semaine et envoie les rappels.
- Commercial : appelle les clients importants et identifie les litiges.
- Direction : décide de la suspension et du recouvrement.
Notez chaque contact dans la fiche client (date, interlocuteur, promesse de paiement). Si le client conteste, sortez la facture de la routine et traitez le litige avant de relancer.
Mesurer
Suivez le délai moyen de paiement et la part des créances échues de plus de 60 jours. Une routine qui fonctionne fait baisser les deux en quelques mois. L’automatisation des rappels est abordée dans automatiser les relances clients.