Le compte 400 Clients donne un total. La balance âgée le découpe selon l’âge de chaque facture par rapport à son échéance. C’est l’outil qui permet de distinguer un client simplement lent d’une créance qui ne sera jamais payée.
Construire la balance
| Client | Non échu | 1 à 30 j | 31 à 60 j | 61 à 90 j | Plus de 90 j | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Client A | 4 200 | 1 800 | 6 000 | |||
| Client B | 2 500 | 3 100 | 5 600 | |||
| Client C | 1 500 | 900 | 2 400 | |||
| Total | 5 700 | 1 800 | 2 500 | 900 | 3 100 | 14 000 |
Deux règles pour qu’elle soit fiable :
- partez de la date d’échéance, pas de la date de facture ;
- lettrez tous les paiements et notes de crédit avant de l’éditer, sinon des factures payées apparaissent en retard.
Une décision par tranche
| Tranche | Action habituelle |
|---|---|
| 1 à 30 jours | rappel automatique, vérification qu’il n’y a pas de litige |
| 31 à 60 jours | appel téléphonique, mise en demeure écrite |
| 61 à 90 jours | blocage des nouvelles livraisons, plan d’apurement éventuel |
| Plus de 90 jours | recouvrement, examen de la créance comme douteuse |
Entre entreprises, la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement permet de réclamer des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire. Pour une dette non contestée, la procédure de recouvrement par huissier prévue pour les créances B2B évite souvent un procès. Face à un consommateur, les règles du livre XIX du Code de droit économique s’appliquent : premier rappel gratuit et délai minimum avant tout frais.
Le lien avec la clôture
Une créance dont le recouvrement est incertain ne peut pas rester à sa valeur nominale dans le bilan :
- transférez-la de 400 vers 407 Créances douteuses ;
- actez une réduction de valeur (634 au débit, 409 au crédit) pour la part jugée irrécouvrable ;
- documentez la raison : faillite, contestation, absence de réaction après mise en demeure.
La réduction de valeur peut être fiscalement exonérée sous conditions, et la TVA d’une facture impayée peut être récupérée dans les cas prévus par le Code TVA. Les modalités sont expliquées dans créances douteuses et passage en perte.
À quelle fréquence ?
Chaque mois pour l’analyse, chaque semaine pour les relances si vous facturez beaucoup. Comparez aussi le total de la tranche « plus de 90 jours » d’un mois à l’autre : s’il augmente alors que le chiffre d’affaires est stable, votre politique de crédit est à revoir ; voir conditions de paiement et politique de crédit. Un modèle de tableau est également proposé dans tableau d’âge des créances.