Le commercial qui paie un parking chez un client, la technicienne qui achète une pièce en urgence, l’employée qui travaille deux jours par semaine depuis chez elle : tous engagent des frais qui, normalement, incombent à l’entreprise. Le droit social et le droit fiscal belges acceptent leur remboursement sans cotisations ni précompte, à une condition centrale : il doit s’agir de frais réellement exposés pour l’employeur, et non d’un complément de salaire déguisé.
Frais réels ou forfait
| Méthode | Principe | Justification |
|---|---|---|
| Frais réels | remboursement de la dépense exacte | pièce justificative pour chaque dépense |
| Forfait | montant fixe par jour, par mois ou par kilomètre | critères sérieux et vérifiables, réalité des frais dans les faits |
| Combinaison | forfait pour certains frais, réels pour d’autres | pas de double remboursement des mêmes frais |
Les forfaits les plus utilisés sont l’indemnité de bureau pour le télétravail structurel, l’indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels avec un véhicule personnel, et les indemnités de séjour pour les missions à l’étranger. L’ONSS et le SPF Finances admettent des montants de référence, publiés et adaptés périodiquement ; au-delà, l’employeur doit prouver la réalité des frais. Les déplacements domicile-lieu de travail ne sont pas des frais propres à l’employeur : leur intervention suit des règles propres.
La politique écrite
Une politique de frais, intégrée au règlement de travail ou annexée au contrat, protège l’employeur lors d’un contrôle :
- liste des frais remboursables et plafonds internes ;
- forfaits accordés, avec leurs conditions (jours de télétravail, fonction) ;
- délai de remise des notes de frais et pièces exigées ;
- personne qui valide, et circuit pour les dépenses au-delà d’un montant.
Les notes de frais des salariés
La note de frais regroupe les dépenses réelles avancées par un travailleur sur une période, en général le mois. Elle mentionne la date, l’objet professionnel (client, projet, mission), le montant TVAC et la TVA éventuelle, et chaque ligne est accompagnée de sa pièce.
Exemple : en mars, un consultant avance un billet de train de 64 EUR, un parking de 18 EUR et une nuit d’hôtel à 120 EUR TVAC lors d’une mission à Gand.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6130 | Frais de déplacement, train | 64 | |
| 6130 | Frais de déplacement, parking | 18 | |
| 6131 | Frais de séjour, hôtel | 120 | |
| 4890 | Note de frais à rembourser au consultant | 202 |
Au remboursement, 4890 est débité par le crédit de 550 Banque. Le remboursement ne passe pas par la fiche de paie et n’est pas soumis à l’ONSS ni au précompte. Il n’apparaît pas sur la fiche 281.10, à la différence de certaines indemnités forfaitaires, qui doivent y figurer dans la rubrique prévue.
Les frais sont enregistrés par nature, comme si l’entreprise les avait payés elle-même : c’est ce qui permet leur déduction fiscale et une lecture correcte du compte de résultats. Les forfaits sans pièce, comme l’indemnité de bureau, peuvent être regroupés dans un compte dédié en 623 ou 61, en gardant le même choix d’une année à l’autre. Le traitement par compte figure aussi dans les notes de frais du personnel dans le PCMN.
La TVA sur les frais avancés
La TVA n’est déductible que si l’entreprise dispose d’une facture établie à son nom, avec son numéro de TVA. Un ticket de caisse au nom de personne ne suffit pas. Deux exclusions fréquentes : la TVA sur les repas et sur le logement du personnel n’est en principe pas déductible, sauf pour le personnel qui effectue une livraison ou une prestation à l’extérieur de l’entreprise ; la TVA sur les frais de réception ne l’est jamais. Dans l’exemple ci-dessus, la TVA de l’hôtel reste à charge, sauf si la mission consistait à exécuter une prestation chez le client.
Depuis l’obligation de facturation électronique, une facture adressée à l’entreprise par un fournisseur belge assujetti arrive en principe via Peppol : demandez au travailleur d’indiquer le numéro de TVA de la société au moment de l’achat, puis associez la facture reçue à la note de frais plutôt que de garder une photo de ticket.
Valider les dépenses sur mobile
La validation mobile remplace l’enveloppe de tickets de fin de mois par un circuit continu :
- Capture : le travailleur photographie la pièce dès l’achat dans l’application, qui en extrait la date, le montant, le fournisseur et la TVA.
- Qualification : il indique l’objet professionnel et, si besoin, le client ou le projet à refacturer.
- Validation : le responsable approuve ou refuse depuis son téléphone, avec un commentaire.
- Comptabilisation : la dépense validée génère l’écriture par nature et la dette en 4890, ou la rapproche d’un paiement par carte d’entreprise.
- Paiement : les notes validées sont remboursées par un virement groupé.
Fixez quelques règles pour que l’outil reste un contrôle et non un simple scanner :
- une dépense sans objet professionnel ne peut pas être envoyée ;
- le valideur n’est jamais le demandeur, y compris pour les dirigeants ;
- au-delà d’un montant défini, une seconde validation est requise ;
- les doublons (même montant, même date, même fournisseur) sont signalés automatiquement.
La photo d’un ticket conservée dans l’application peut servir de pièce justificative pour la comptabilité, à condition qu’elle reste lisible et intègre pendant toute la durée de conservation. Elle ne remplace pas la facture nécessaire pour déduire la TVA. Les exigences de conservation sont détaillées dans l’archivage numérique conforme.
Erreurs qui transforment un frais en salaire
- Un forfait versé à tous, quels que soient les frais réels ou les jours de télétravail.
- Le cumul d’un forfait et du remboursement des mêmes frais sur pièces.
- Des indemnités kilométriques sans relevé des trajets.
- Des frais privés (repas de famille, carburant du week-end) remboursés sur une note de frais.
Dans ces cas, l’ONSS et le SPF Finances peuvent requalifier le remboursement en rémunération, avec cotisations, précompte et majorations à la clé. Les cas de frais propres au dirigeant, qui suivent une logique proche, sont décrits dans les justificatifs de frais du dirigeant.