Un commercial paie un parking, un repas avec un client et un billet de train, puis demande le remboursement. Pour l’entreprise belge, l’enjeu est double : rembourser sans cotisations ONSS ni précompte professionnel, ce qui suppose que les frais soient réellement propres à l’employeur, et ranger chaque dépense dans le bon compte de charge pour l’ISOC et la TVA.
Frais réels ou indemnités forfaitaires
| Méthode | Principe | Justification |
|---|---|---|
| Frais réels | remboursement du montant exact payé | ticket, facture ou reçu pour chaque dépense |
| Indemnité forfaitaire | montant fixe par mois ou par déplacement | critères sérieux et constants, souvent fondés sur les montants admis par l’administration ou une décision anticipée |
| Indemnité kilométrique | montant par kilomètre professionnel avec un véhicule privé | relevé des trajets ; plafond fixé et indexé par l’autorité |
Un forfait qui dépasse les frais réellement exposés, ou qui n’est pas justifié, risque d’être requalifié en rémunération, avec ONSS et précompte. Les montants forfaitaires admis (bureau à domicile, indemnité kilométrique, frais de séjour à l’étranger) sont revus régulièrement : consultez les publications du SPF Finances et du SPF BOSA avant de fixer la politique interne.
Ventiler la note par nature de charge
La note de frais n’est pas une charge en soi. Chaque ligne va dans le compte correspondant :
| Dépense | Compte | ISOC | TVA |
|---|---|---|---|
| Train, avion, parking | sous-compte de 616 (déplacements) | déductible | déductible si facture au nom de l’entreprise |
| Repas avec un client | sous-compte de 616 (restaurant) | 69 % | non déductible |
| Hôtel lors d’une mission | sous-compte de 616 | déductible | déductible si facture au nom de l’entreprise, sauf exceptions |
| Petit matériel acheté en urgence | 6122 | déductible | déductible avec facture |
| Indemnité forfaitaire | 623 Autres frais de personnel | déductible | pas de TVA |
Un simple ticket de caisse ne suffit pas pour déduire la TVA : il faut une facture établie au nom de l’entreprise, avec son numéro de TVA.
Écriture d’une note de frais mensuelle
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 61650 | Train et parking | 84 | |
| 61658 | Restaurant clients | 120 | |
| 411 | TVA déductible sur factures | 5 | |
| 4890 | Notes de frais à rembourser | 209 |
Au remboursement par virement, 4890 est débité et la banque créditée. Un sous-compte de 489 Autres dettes diverses par salarié, ou un compte global avec lettrage par note, permet de voir à tout moment ce qui reste dû. Ne passez pas ces montants en 455 : ce compte est réservé aux rémunérations nettes calculées par le secrétariat social.
Carte d’entreprise plutôt qu’avance personnelle
Avec une carte de paiement au nom de l’entreprise, les dépenses sont prélevées directement et la note de frais devient un simple justificatif à rapprocher de la ligne bancaire. Le compte de dette envers le salarié disparaît, mais chaque dépense sans justificatif doit être régularisée rapidement, par exemple en retenue sur le net.
Contrôles
- chaque remboursement a une pièce justificative ou relève d’un forfait documenté ;
- les forfaits ne sont pas cumulés avec un remboursement des mêmes frais réels ;
- la TVA n’est déduite que sur des factures au nom de l’entreprise ;
- le solde de 4890 est soldé après chaque campagne de remboursement.
Voir aussi les frais propres de l’employeur et les notes de frais et dépenses du personnel.