Le gérant d’une petite SRL paie souvent avec la carte de la société, avance parfois des frais avec sa carte privée, et range ses tickets dans la boîte à gants. Pour l’administration, chacune de ces dépenses pose la même question : a-t-elle servi la société, et qui le prouve ?
Les trois conséquences d’une pièce manquante
| Situation | Chez la société | Chez le dirigeant |
|---|---|---|
| Dépense professionnelle bien justifiée | déductible | rien |
| Dépense sans preuve suffisante du caractère professionnel | dépense non admise | possible avantage de toute nature |
| Avantage accordé au dirigeant et non déclaré sur sa fiche | risque de cotisation distincte | imposition de l’avantage |
La cotisation distincte sur les commissions secrètes frappe les avantages et dépenses qui ne sont pas justifiés par une fiche fiscale dans Belcotax-on-web : c’est le risque le plus lourd, et il se prévient par une seule discipline, celle de déclarer ce qui doit l’être sur la fiche 281.20.
Quelle pièce pour quelle dépense
| Dépense | Pièce exigée | À ajouter |
|---|---|---|
| Achat de matériel ou de fournitures | facture au nom de la société, avec son numéro de TVA | rien |
| Restaurant avec un client | ticket du système de caisse ou facture | nom des convives et objet |
| Hôtel, transport | facture au nom de la société | programme ou objet du déplacement |
| Abonnement logiciel, télécom | facture au nom de la société | rien |
| Carburant d’une voiture de société | facture ou relevé de carte carburant | rien |
| Kilomètres avec la voiture privée | relevé de trajets | taux appliqué |
| Petits frais sans facture (parking, péage) | ticket | objet si non évident |
Un ticket de carte bancaire prouve un paiement, pas une dépense : il ne dit ni ce qui a été acheté, ni pour qui.
Facture au nom de la société
La TVA ne se déduit que sur une facture adressée à la société. Depuis le 1er janvier 2026, un fournisseur belge qui facture la société, assujettie à la TVA, doit lui envoyer une facture structurée via Peppol : demandez la facture au nom de la société en donnant son numéro d’entreprise, et elle arrivera directement dans le logiciel comptable. Un simple ticket de caisse reste une pièce acceptable pour la dépense, mais sans déduction de TVA.
Frais réels ou forfaits
La société peut rembourser à son dirigeant des frais propres de deux manières :
- sur pièces, au montant exact, avec une note de frais mensuelle ;
- par forfaits : frais de bureau ou de télétravail, petits frais de représentation, indemnités kilométriques, indemnités de séjour.
Un forfait n’est exonéré que s’il correspond à des frais réels de la société, qu’il repose sur des critères sérieux et qu’il ne couvre pas des frais déjà remboursés sur pièces. Les forfaits versés à un dirigeant se mentionnent sur sa fiche 281.20. Les montants admis par l’administration sont indexés : appliquez ceux en vigueur. Les forfaits liés au domicile et aux kilomètres sont détaillés dans le bureau à domicile et les indemnités kilométriques.
Dépenses privées payées par la société
Il arrive que la carte de la société serve par erreur à une dépense privée. Ne la cachez pas en charges : imputez-la au compte courant du dirigeant, qui la rembourse. Si le compte courant devient durablement débiteur, la société prête de l’argent à son dirigeant ; un prêt sans intérêt donne lieu à un avantage de toute nature calculé au taux publié chaque année. Le fonctionnement de ce compte est expliqué dans les comptes courants d’associés.
La routine mensuelle
- Le dirigeant dépose ses pièces chaque mois, de préférence numérisées au moment de la dépense.
- Le relevé de la carte de société est rapproché ligne par ligne ; chaque ligne sans pièce est signalée.
- La note de frais pour les dépenses avancées avec des moyens privés est signée et approuvée, par un co-gérant si la société en a un, sinon au moins revue par le comptable.
- Les forfaits sont calculés sur la même note, avec leur base.
- Les lignes restées sans pièce à la fin du mois suivant passent au compte courant du dirigeant.
Le circuit général des dépenses du personnel, qui s’applique aussi au dirigeant, est décrit dans les notes de frais.
Combien de temps garder les pièces
Conservez les factures et pièces liées à la TVA dix ans, et les autres pièces comptables pendant la durée légale de conservation. Une pièce numérisée fidèlement et classée vaut l’original, à condition de pouvoir la retrouver et la lire pendant toute cette durée.