Le listing annuel des clients assujettis permet à l’administration de croiser la TVA que vous avez facturée avec la TVA que vos clients ont déduite. C’est une déclaration simple, mais qui révèle vite un fichier clients mal tenu.
Qui doit le déposer
Tout assujetti belge qui dépose des déclarations périodiques et qui a facturé, pendant l’année civile, des opérations à des clients assujettis identifiés à la TVA en Belgique. Ne sont pas repris :
- les clients particuliers et les clients non assujettis sans numéro de TVA ;
- les clients étrangers, qui figurent le cas échéant dans le relevé intracommunautaire ;
- les clients pour lesquels le total annuel facturé (TVA comprise) reste inférieur à 250 EUR.
Le listing se dépose au plus tard le 31 mars de l’année qui suit, par voie électronique via Intervat.
Les montants à déclarer
Pour chaque client : son numéro de TVA belge, le total des montants hors TVA facturés pendant l’année (notes de crédit déduites) et le total de la TVA portée en compte.
Les opérations en autoliquidation (travaux immobiliers facturés à un entrepreneur, grille 45) sont reprises avec un montant de TVA nul.
Préparer le listing à partir de la comptabilité
La préparation se fait en janvier ou février, une fois l’année clôturée côté facturation.
- Extraire du journal des ventes l’ensemble des factures et notes de crédit de l’année civile, avec le numéro de TVA du client. L’année civile compte, même si l’exercice comptable est décalé.
- Nettoyer les numéros de TVA : format BE0123456789, client fusionné ou radié, client encodé deux fois sous deux fiches. Vérifiez les numéros douteux dans la Banque-Carrefour des Entreprises.
- Regrouper par numéro de TVA et appliquer le seuil de 250 EUR.
- Rapprocher les totaux avec les déclarations périodiques de l’année.
- Générer le fichier XML depuis le logiciel ou encoder dans Intervat.
| Contrôle | Résultat attendu |
|---|---|
| Total hors TVA du listing | au plus égal aux grilles 00 à 03 et 45 cumulées, moins les ventes à des non-assujettis |
| Total TVA du listing | au plus égal à la TVA des grilles 54, diminuée des notes de crédit (64) |
| Nombre de clients | cohérent avec le fichier clients actifs |
Les écarts typiques viennent de ventes au comptoir à des professionnels sans numéro encodé, de clients de l’année précédente refacturés en janvier, ou de notes de crédit rattachées au mauvais client.
Corriger un listing
Une erreur découverte après le dépôt se corrige par un listing rectificatif via Intervat. Un client oublié peut aussi être signalé par l’administration après le croisement avec ses propres déductions : mieux vaut corriger avant.
Cas particuliers
- Une société qui cesse son activité TVA dépose le listing de la dernière année dans les délais qui suivent la cessation.
- Un client devenu membre d’une unité TVA : utilisez le numéro de l’unité ou du membre tel qu’il apparaît sur vos factures, de manière cohérente.
- Les entreprises sous franchise ont leurs propres règles ; vérifiez sur le site du SPF Finances si un listing est attendu.
Le listing complète les autres contrôles annuels décrits dans rapprochement TVA à la clôture annuelle.