Le compte 400 Clients devrait être débiteur : vos clients vous doivent de l’argent. Quand une fiche client affiche un solde créditeur, la relation s’est inversée : c’est vous qui devez quelque chose. Laissé de côté pendant des mois, ce type de solde fausse la balance âgée et le bilan.
D’où vient le crédit ?
| Origine | Indice dans le compte | Traitement habituel |
|---|---|---|
| Paiement en double | deux virements identiques, même communication structurée | rembourser ou imputer sur la facture suivante |
| Note de crédit non utilisée | note de crédit lettrée avec rien | rembourser, ou imputer si le client continue à acheter |
| Paiement sur le mauvais client | montant qui correspond à une facture d’un autre client | réimputer vers la bonne fiche |
| Acompte comptabilisé en 400 | paiement sans facture correspondante | reclasser en 46 Acomptes reçus |
| Erreur de lettrage | facture et paiement non rapprochés | relettrer, pas d’écriture nouvelle |
Commencez par les deux dernières lignes : elles ne demandent aucun contact avec le client.
Le cas de la note de crédit
Une note de crédit a déjà corrigé la TVA : elle porte la mention « TVA à reverser à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite » et figure en grilles 49 et 64 de votre déclaration. Le remboursement qui suit n’a aucun impact TVA. Voir rembourser un client après un avoir.
Rembourser ou imputer ?
- Le client est toujours actif : proposez par écrit d’imputer le crédit sur la prochaine facture, en mentionnant le numéro de la note de crédit ou la date du paiement concerné.
- Le client ne commande plus : remboursez par virement SEPA sur le compte d’origine du paiement, après avoir vérifié l’IBAN dans la fiche ou sur l’extrait CODA.
- Le client est introuvable (société radiée à la BCE, contact perdu) : documentez vos démarches. La dette ne disparaît pas parce que le client ne réclame pas ; demandez à votre expert-comptable comment la traiter et à partir de quand.
Passer le crédit en produit pour « nettoyer » la fiche est la mauvaise réponse : c’est un enrichissement que vous devrez justifier en cas de contrôle.
Au bilan
À la clôture, des soldes créditeurs significatifs ne doivent pas venir en diminution des créances. Reclassez-les en dettes (acomptes reçus en 46 s’il s’agit d’avances, autres dettes sinon), puis contre-passez au premier jour de l’exercice suivant. La revue du bilan avant la clôture inclut ce contrôle.
Une routine trimestrielle suffit
- Filtrez la balance âgée sur les soldes négatifs.
- Classez chaque ligne selon le tableau ci-dessus.
- Fixez une action et une date par ligne.
- Vérifiez au trimestre suivant que la ligne a disparu.
La même logique vaut dans l’autre sens pour les fournisseurs : voir anciens soldes débiteurs des fournisseurs.