La question revient à chaque déménagement de bureau ou changement de logiciel : que peut-on jeter, et quand ? En Belgique, deux législations se superposent, et c’est la plus longue qui commande.
Deux délais, une règle pratique
| Source | Ce qu’elle vise | Durée |
|---|---|---|
| Code de droit économique (art. III.86) | livres comptables et pièces justificatives | 7 ans |
| Code des impôts sur les revenus et Code TVA | livres et documents utiles à l’impôt et à la TVA | 10 ans depuis le 1er janvier 2023 |
Comme presque toute pièce comptable sert aussi à déterminer l’impôt ou la TVA, la règle pratique est simple : conservez dix ans, à compter du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice concerné. Une facture d’un exercice clôturé le 31 décembre se garde donc dix années complètes après le 1er janvier suivant.
Ce qu’il faut garder, et sous quelle forme
- Factures de vente et d’achat : dans leur format d’origine. Une facture reçue via Peppol se conserve en fichier structuré (UBL), pas seulement en PDF imprimé à partir de celui-ci. Le PDF de visualisation peut accompagner le fichier, il ne le remplace pas.
- Extraits bancaires : les fichiers CODA ou les extraits PDF de la banque, ainsi que les preuves des paiements par carte et des remises de terminal.
- Journaux, grand livre, balances : les éditions de clôture, figées, ou un export lisible sans le logiciel d’origine.
- Déclarations TVA, listing clients, relevés intracommunautaires et accusés de réception Intervat.
- Comptes annuels déposés à la Centrale des bilans, avec le dossier de travail qui les justifie.
- Données de caisse : pour un établissement horeca soumis au système de caisse enregistreuse, les données du SCE font partie des documents à conserver.
- Contrats (baux, leasing, crédits) pendant toute leur durée, puis dix ans.
Les trois exigences d’une archive électronique
Une archive numérique est acceptée si elle garantit :
- l’authenticité de l’origine : on sait qui a émis le document ;
- l’intégrité du contenu : il n’a pas été modifié ;
- la lisibilité pendant toute la durée de conservation, y compris si vous changez de logiciel.
Le troisième point est le plus souvent négligé. Avant de résilier un ancien logiciel, exportez balances, grands livres et pièces dans un format ouvert. Notre article sur l’archivage numérique conforme en Belgique détaille les options.
Organiser l’archive pour un contrôle
Le jour où le SPF Finances demande les pièces d’un exercice, vous devez les produire rapidement et dans l’ordre. Une structure par exercice, puis journal, puis numéro de pièce fonctionne pour la plupart des PME. Les conventions de nom sont expliquées dans nommage des pièces et structure de classement.
Avant de détruire quoi que ce soit
- Vérifiez qu’aucun contrôle, litige ou réclamation n’est en cours sur l’exercice : le délai court alors plus longtemps.
- Gardez les pièces des immobilisations toujours en usage, même au-delà de dix ans : elles justifient les amortissements encore actés.
- Notez la destruction (date, période, personne) dans un registre simple.
Pour le détail de ce qui constitue une pièce valable, voir pièces justificatives en comptabilité.