Depuis le 1er janvier 2026, une facture entre deux entreprises belges assujetties à la TVA doit partir en format structuré via Peppol. Une fiche client approximative ne se contente donc plus de produire une facture laide : elle produit une facture qui n’arrive pas. La création d’un client devient un vrai contrôle d’entrée.
Les données à collecter
| Donnée | Pourquoi | Où la vérifier |
|---|---|---|
| Dénomination et forme juridique | mention obligatoire sur la facture | Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) |
| Numéro d’entreprise (0xxx.xxx.xxx) | identifie l’entité, sert souvent d’identifiant Peppol | BCE |
| Statut TVA | assujetti, franchisé, exempté (art. 44) ou particulier | BCE et VIES pour un client européen |
| Adresse du siège | adresse de facturation légale | BCE |
| Identifiant Peppol | canal de réception de la facture | annuaire Peppol |
| Langue (FR, NL, DE, EN) | factures et relances lisibles | contact client |
| Conditions de paiement et e-mail de relance | suivi des encaissements | contrat ou bon de commande |
Les pièges propres à la Belgique
- Unités d’établissement : une entreprise peut avoir plusieurs sièges d’exploitation. Facturez l’entité juridique, mais indiquez la référence de livraison ou l’unité demandée par le client.
- Clients franchisés ou exemptés : un client sous le régime de la franchise ou un assujetti exempté par l’article 44 n’a pas toujours les mêmes attentes Peppol qu’un assujetti ordinaire.
- Associations : une ASBL peut être assujettie ou non. Vérifiez avant de choisir le code TVA.
- Particuliers : pas de numéro d’entreprise, pas de Peppol obligatoire, mais une adresse complète et les règles de protection du consommateur pour les relances.
Une procédure de création en cinq contrôles
- recherche du client dans la BCE à partir du numéro d’entreprise, jamais à partir du nom seul ;
- vérification qu’aucune fiche n’existe déjà sous une autre orthographe ;
- contrôle de la présence du client dans l’annuaire Peppol ;
- choix du code TVA par défaut et des conditions de paiement ;
- validation de la fiche par une deuxième personne pour les clients importants.
Un compte client par tiers, pas par commande
Dans le PCMN, tous les clients sont regroupés dans le compte collectif 400 Clients. Chaque fiche correspond à un sous-compte auxiliaire : créez-en un par entité juridique et non par chantier ou par contact, sinon les soldes et le listing annuel des clients assujettis deviennent incohérents.
Pour aller plus loin : vérifier un client dans la BCE avant Peppol, vérifier un client dans l’annuaire Peppol et, pour un fichier existant, le nettoyage des données clients.