Le jour où le réviseur, l’inspecteur du SPF Finances ou un repreneur demande « d’où vient ce solde ? », la réponse doit tenir dans un dossier, pas dans la mémoire du comptable. Un dossier de clôture rassemble, pour chaque compte significatif du bilan, le solde, la pièce qui le justifie et la personne qui l’a vérifié.
Le dossier mensuel : léger mais systématique
Chaque mois, gardez une page par thème :
- Banques (55) : solde comptable égal au solde de l’extrait CODA du dernier jour, liste des opérations en suspens.
- Caisse (570) : fiche de comptage signée.
- Clients (400) et fournisseurs (440) : balance âgée, explication des soldes anciens.
- TVA (411 et 451) : rapprochement avec la déclaration périodique déposée.
- Paie (453, 454, 455) : concordance avec les décomptes du secrétariat social.
- Comptes d’attente (499) : solde idéalement nul, sinon liste détaillée.
Le dossier annuel : ce que la loi et l’assemblée attendent
| Élément | Pourquoi |
|---|---|
| Inventaire de l’exercice | le Code de droit économique impose un inventaire au moins une fois par an |
| Règles d’évaluation | arrêtées par l’organe d’administration et résumées dans l’annexe |
| Tableau des immobilisations et amortissements | justification des classes 2 et 63 |
| Calcul de l’impôt des sociétés | provision en 450, réconciliation avec les versements anticipés |
| Comptes de régularisation (490 à 493) | détail de chaque montant |
| Engagements hors bilan | garanties, leasing, sûretés, à reprendre dans l’annexe |
| Procès-verbal d’approbation | base de l’affectation du résultat et du dépôt |
Le lien avec le dépôt à la BNB
Les comptes annuels sont approuvés par l’assemblée générale dans les six mois qui suivent la clôture, puis déposés à la Centrale des bilans de la Banque nationale dans les trente jours de l’approbation, et au plus tard sept mois après la clôture. Un dossier complet permet de remplir le schéma (micro, abrégé ou complet) sans retoucher la balance au dernier moment.
Organisation pratique
Numérotez les sections selon les classes du PCMN, datez chaque page, indiquez qui a préparé et qui a revu. Conservez le dossier avec les pièces comptables : le droit comptable impose sept ans de conservation, mais le droit fiscal en exige dix pour les livres et documents, ce qui fixe la durée utile en pratique.
À compléter avec la check-list de clôture d’exercice, le dossier BNB des comptes annuels et la clôture mensuelle pour petites entreprises.