Chaque mois, le secrétariat social (Securex, SD Worx, Partena, Acerta, Liantis, Group S ou un autre) envoie un récapitulatif de paie. La comptabilité le traduit en une écriture qui sépare ce que coûte le personnel et ce que l’entreprise doit encore payer, et à qui.
Les comptes de la paie
| Côté charges | Côté dettes |
|---|---|
| 620 Rémunérations et avantages sociaux directs (6200 gérants, 6202 employés, 6203 ouvriers) | 455 Rémunérations nettes à payer |
| 621 Cotisations patronales pour assurances sociales | 454 Office national de la Sécurité sociale |
| 622 Primes patronales pour assurances extralégales | 453 Précomptes retenus |
| 623 Autres frais de personnel | 456 Pécules de vacances |
| 624 Pensions de retraite et de survie | 459 Autres dettes sociales |
Les cotisations ONSS du travailleur (retenues sur le brut) ne sont pas une charge de l’entreprise : elles réduisent le salaire net et augmentent la dette en 454. Seules les cotisations patronales vont en 621.
L’écriture mensuelle
Exemple pour un employé avec un brut de 3 500 € :
| Ligne | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Brut | 6202 Employés (3 500) | |
| Cotisations patronales | 621 (montant du récapitulatif) | |
| ONSS travailleur et patronal | 454 | |
| Précompte professionnel | 453 | |
| Net à payer | 455 |
Les montants exacts viennent du récapitulatif ; les taux ONSS et le barème du précompte changent régulièrement, ne les recalculez pas vous-même.
Calendrier de paiement
- ONSS : provisions mensuelles à payer au plus tard le 5 du mois suivant, puis solde trimestriel après la déclaration DmfA.
- Précompte professionnel : déclaration 274 via FinProf et paiement au plus tard le 15 du mois suivant ; les petits employeurs peuvent, sous conditions, déclarer par trimestre.
- Salaires nets : selon la convention, en général en fin de mois ou au début du mois suivant.
À chaque paiement, la dette correspondante en 45 doit revenir à zéro. Les détails des cotisations sont dans charges ONSS de l’employeur et ceux du précompte dans précompte professionnel côté employeur.
Réductions de cotisations
Les réductions groupes cibles, notamment pour les premiers engagements, et le Maribel social dans le non-marchand diminuent les cotisations patronales. Elles s’imputent en diminution de 621 ou dans un sous-compte distinct si vous voulez les suivre. Voir réductions de cotisations à l’emploi.
Rapprochements trimestriels
- Le total de 620 du trimestre doit correspondre aux rémunérations de la DmfA.
- Le solde de 454 doit égaler l’avis de débit ONSS non encore payé.
- Le solde de 453 doit égaler la déclaration 274 du dernier mois.
- En fin d’année, le total des précomptes doit correspondre aux fiches 281.10 et 281.20.
Le contrôle complet est décrit dans réconciliation des salaires avec l’ONSS et les écritures de clôture dans congés à payer.