En Belgique, la plupart des employeurs confient le calcul des salaires à un secrétariat social agréé. Chaque mois, il fournit un journal de paie qui répartit le coût entre brut, cotisations ONSS, précompte professionnel et net. Le comptable n’a pas à recalculer la paie, mais il doit pouvoir prouver que chaque montant comptabilisé a été payé à la bonne personne ou au bon organisme.
Les comptes du journal de paie
| Compte | Contenu | Sens |
|---|---|---|
| 620 | rémunérations brutes (subdivisé employés, ouvriers, direction) | débit |
| 621 | cotisations patronales ONSS | débit |
| 623 | autres frais de personnel (titres-repas, assurance accidents du travail) | débit |
| 454 | ONSS : cotisations personnelles et patronales à payer | crédit |
| 453 | précompte professionnel retenu | crédit |
| 455 | rémunérations nettes à payer | crédit |
| 456 | pécules de vacances | crédit |
Le compte 455 joue le rôle de compte de clearing : crédité du net lors de la comptabilisation du journal, débité lors du paiement. Si tout est payé, son solde est nul.
Exemple d’un mois de paie
Journal du secrétariat social pour trois employés : brut 12 000 EUR, ONSS personnel 1 568 EUR, précompte professionnel 2 600 EUR, net 7 832 EUR, ONSS patronal 3 000 EUR (montants arrondis pour l’exemple).
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 620 | Rémunérations brutes | 12 000 | |
| 621 | ONSS patronal | 3 000 | |
| 454 | ONSS, total à payer | 4 568 | |
| 453 | Précompte professionnel | 2 600 | |
| 455 | Rémunérations nettes | 7 832 |
Paiement des nets par un seul virement groupé :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 455 | Rémunérations nettes | 7 832 | |
| 550 | Banque | 7 832 |
Ce qui empêche 455 de revenir à zéro
- une avance sur salaire payée en cours de mois et retenue sur le net suivant ;
- une saisie sur salaire ou une cession de rémunération, à verser au créancier et non au travailleur ;
- un salaire payé deux fois ou un IBAN erroné qui revient sur le compte ;
- un net comptabilisé au mois M et payé au mois M+1, ce qui est normal à la clôture.
Ces cas méritent des sous-comptes séparés (par exemple 4551 avances, 4552 saisies), pour que le solde de 455 ne contienne que des nets réellement à payer.
ONSS et précompte : leurs propres rythmes
Les montants de 454 et 453 ne sont pas payés en même temps que les nets :
- l’ONSS est payé selon le calendrier de l’ONSS, avec des provisions et un solde trimestriel lié à la déclaration DmfA ;
- le précompte professionnel est déclaré et versé au SPF Finances mensuellement ou trimestriellement, selon le montant retenu.
Le solde de 454 et de 453 à la clôture doit donc correspondre aux montants encore dus selon les relevés de ces organismes.
Contrôles mensuels
- 455 est nul après le paiement, ou le solde est expliqué nom par nom ;
- le total du journal de paie correspond aux montants comptabilisés ;
- les cotisations de 454 correspondent au compte employeur sur le portail de la sécurité sociale ;
- le précompte de 453 correspond aux déclarations envoyées.
Voir aussi les écritures de paie mensuelles et les comptes de clearing de paie.