Die E-Rechnung ist der nächste Schritt nach der QR-Rechnung: Statt eine Rechnung als PDF zu verschicken, werden die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format direkt von System zu System übertragen. Für Schweizer KMU bedeutet das weniger manuelle Erfassung, weniger Fehler und einen schnelleren Zahlungseingang. Dieser Leitfaden zeigt, was eine elektronische Rechnung ausmacht, welche Formate und Netzwerke in der Schweiz üblich sind und wie Sie die Umstellung Schritt für Schritt angehen.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem maschinenlesbaren, strukturierten Datenformat erstellt, versendet und empfangen wird. Entscheidend ist, dass die Empfängersoftware die einzelnen Felder, etwa Betrag, MWST-Satz, Rechnungsnummer und Fälligkeit, automatisch auslesen und direkt weiterverarbeiten kann, ohne dass jemand die Angaben abtippt.
Eine E-Rechnung im engeren Sinn ist also mehr als eine elektronisch verschickte Rechnung. Eine PDF-Datei per E-Mail bleibt ein Abbild auf Papier, nur eben digital. Die echte E-Rechnung trennt Inhalt und Darstellung und liefert die Daten in einer Struktur, die eine Buchhaltungssoftware direkt verbuchen kann.
Unterschied zur PDF-Rechnung
Der Unterschied liegt in der Verarbeitbarkeit. Bei der PDF-Rechnung muss der Empfänger die Angaben lesen und manuell oder per Texterkennung übernehmen. Bei der E-Rechnung fliessen die Daten strukturiert ins System.
| Merkmal | PDF-Rechnung | E-Rechnung |
|---|---|---|
| Format | Bilddokument | strukturierte Daten |
| Erfassung beim Empfänger | manuell oder per Scan | automatisch |
| Fehlerquote | höher | tiefer |
| Zuordnung zur Zahlung | manuell | automatisiert |
| Eignung für Massenverarbeitung | gering | hoch |
Die QR-Rechnung steht zwischen beiden Welten: Sie enthält im QR-Code zwar strukturierte Zahlungsdaten, bleibt als Dokument aber ein PDF. Wie Sie diese im Tagesgeschäft einsetzen, beschreibt der Beitrag zur QR-Rechnung im Alltag.
Formate und Netzwerke
In der Schweiz haben sich einige Standards etabliert. Verbreitet sind XML-basierte Formate wie Swico/yellowbill sowie die international gebräuchlichen Standards ZUGFeRD und Factur-X, die ein PDF mit eingebetteten XML-Daten kombinieren. Im internationalen Geschäft und gegenüber der öffentlichen Hand gewinnt das Format EN 16931 an Bedeutung, das über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht wird.
Damit eine E-Rechnung vom Sender zum Empfänger gelangt, braucht es ein Netzwerk:
- Peppol: ein offenes, international standardisiertes Netzwerk, das den Austausch über zertifizierte Zugangspunkte ermöglicht.
- Provider-Netzwerke wie Swico/yellowbill oder Plattformen einzelner Anbieter, die Rechnungen zwischen angeschlossenen Unternehmen vermitteln.
- Direkte Schnittstellen zwischen zwei Systemen, etwa bei einer engen Lieferantenbeziehung.
Wichtig ist, dass Sender und Empfänger im selben Netzwerk erreichbar sind oder dass der Provider eine Brücke schlägt. Achten Sie bei der Wahl der Buchhaltungssoftware darauf, dass sie die gängigen Formate unterstützt.
E-Rechnung an die Verwaltung
Im Verkehr mit der öffentlichen Hand ist die E-Rechnung in der Schweiz weit fortgeschritten. Wer Bund, Kantonen oder öffentlichen Stellen Leistungen verrechnet, ist je nach Auftragsvolumen verpflichtet, elektronisch zu fakturieren. Die Verwaltung empfängt diese Rechnungen über definierte Plattformen und Netzwerke statt auf Papier.
Für KMU, die im Beschaffungswesen tätig sind, lohnt es sich, frühzeitig zu klären, welches Format und welcher Eingangskanal verlangt werden. Achten Sie unabhängig vom Kanal auf die korrekten Pflichtangaben auf einer Rechnung, denn diese gelten für die E-Rechnung genauso wie für das Papierdokument, inklusive MWST-Nummer und korrekt ausgewiesener Mehrwertsteuer.
Vorteile für KMU
Die Umstellung bringt konkrete Vorteile im Alltag:
- Zeitersparnis: Keine manuelle Erfassung eingehender Rechnungen, keine Tippfehler.
- Schnellere Zahlungen: Strukturierte Daten lassen sich direkt zur Zahlung freigeben.
- Tiefere Kosten: Kein Druck, kein Porto, kein Couvertieren.
- Bessere Datenqualität: Eindeutige Zuordnung von Rechnung und Zahlung.
- Durchgängige Prozesse: Die E-Rechnung fügt sich nahtlos in eine digitale Buchhaltung ein.
Gerade für KMU mit vielen wiederkehrenden Rechnungen rechnet sich der Umstieg rasch, weil sich der Bearbeitungsaufwand pro Beleg deutlich reduziert.
Einführung Schritt für Schritt
Die Einführung gelingt mit einem strukturierten Vorgehen:
- Bestandsaufnahme: Welche Rechnungen versenden und empfangen Sie heute, in welchen Volumen und mit welchen Partnern?
- Software prüfen: Unterstützt Ihre Buchhaltungssoftware die relevanten Formate und ein Netzwerk wie Peppol?
- Netzwerk und Provider wählen: Entscheiden Sie, über welchen Kanal Sie senden und empfangen.
- Partner abstimmen: Klären Sie mit wichtigen Kunden und Lieferanten, ob und wie sie E-Rechnungen austauschen.
- Pilot starten: Beginnen Sie mit wenigen Partnern und weiten Sie schrittweise aus.
- Prozesse anpassen: Verknüpfen Sie den Eingang mit der automatisierten Belegerfassung und der Zahlungsfreigabe.
So vermeiden Sie einen abrupten Wechsel und sammeln Erfahrung, bevor Sie alle Geschäftspartner umstellen.
Verbuchung und Archivierung
Eine E-Rechnung wird gleich verbucht wie jede andere Rechnung, nach den üblichen Konten des KMU-Kontenrahmens. Der Vorteil: Weil die Daten strukturiert vorliegen, kann die Software Konto, MWST-Code und Fälligkeit oft vorschlagen, was die manuelle Arbeit weiter reduziert.
Für die Archivierung gelten die Vorgaben des Obligationenrechts (OR). Geschäftsbelege, also auch elektronische Rechnungen, sind während zehn Jahren aufzubewahren, und zwar unverändert, lesbar und nachvollziehbar. Bei der digitalen Ablage muss die Integrität der Daten sichergestellt sein. Wie Sie das sauber umsetzen, lesen Sie im Beitrag zur digitalen Archivierung OR-konform. Bewahren Sie nach Möglichkeit das strukturierte Original auf, nicht nur eine Bildkopie.