Viele Programme sehen in der Demo ähnlich aus. Die Unterschiede zeigen sich erst im Schweizer Alltag: Wenn ein Kunde mit QR-Referenz bezahlt, die Bank eine camt.054-Sammelgutschrift schickt, die MWST nach Saldosteuersatz abgerechnet wird oder die Treuhänderin zum Jahresende Zugriff braucht. Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie auf Preis und Design schauen.
Pflichtfunktionen für Schweizer KMU
| Bereich | Was die Software können muss |
|---|---|
| Rechnungsstellung | QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz oder SCOR-Referenz, in CHF und EUR |
| Zahlungsverkehr | Import von camt.053 und camt.054, Export von pain.001 für Lieferantenzahlungen |
| MWST | effektive Methode und Saldosteuersatzmethode, Sätze 8,1 %, 2,6 % und 3,8 %, Bezugsteuer, Abrechnungsübersicht nach ESTV-Formular |
| Kontenplan | Schweizer Kontenrahmen KMU als Vorlage, eigene Konten ergänzbar |
| Fremdwährungen | Konten in EUR und USD, Kursdifferenzen, Umrechnung zum Stichtag |
| Archiv | Belege an Buchungen, unveränderbare Ablage nach GeBüV, vollständiger Export |
| Zusammenarbeit | separater Zugang für Treuhand, Rollen und Rechte, Protokoll der Änderungen |
Die Anforderungen an die QR-Rechnung definiert SIX in den Implementation Guidelines zur QR-Rechnung. Fragen Sie den Anbieter, welche Version des Standards unterstützt wird.
Wenn Sie Löhne über die Software abrechnen
Für die Lohnbuchhaltung ist in der Schweiz eine Swissdec-Zertifizierung das wichtigste Kriterium. Damit können Lohndaten über das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) elektronisch an AHV-Ausgleichskasse, Unfallversicherung, BVG-Einrichtung, Quellensteuerbehörden und das Bundesamt für Statistik übermittelt werden. Ohne Zertifizierung tippen Sie die Lohnsummen am Jahresende manuell in mehrere Portale. Ausserdem sollte das Programm den Lohnausweis nach amtlichem Formular erstellen und Quellensteuertarife der Kantone abbilden.
MWST-Abrechnung prüfen
Die MWST wird online über das ePortal der ESTV abgerechnet. Die Software sollte die Ziffern des Abrechnungsformulars direkt ausweisen, damit Sie die Werte nur noch übertragen. Testen Sie konkret:
- Eine Rechnung mit zwei Steuersätzen erstellen, z. B. Normal- und reduzierter Satz.
- Eine Gutschrift auf eine Rechnung des Vorquartals buchen.
- Eine Softwarerechnung aus dem Ausland mit Bezugsteuer erfassen.
- Den Bericht für das Quartal erzeugen und mit dem ESTV-Formular vergleichen.
Gerade Punkt 3 ist eine häufige Lücke. Hintergrund dazu liefert der Beitrag Bezugsteuer bei Software-Abos aus dem Ausland.
Daten und Datenschutz
Klären Sie, wo die Daten liegen, wer darauf zugreift und wie ein Export aussieht. Das Datenschutzgesetz erlaubt die Bearbeitung durch einen Anbieter im Ausland, wenn dort ein angemessener Schutz besteht oder vertragliche Garantien vorliegen. Verlangen Sie einen Vertrag über die Auftragsbearbeitung; bei Nexbal ist er im Auftragsverarbeitungsvertrag zusammengefasst.
Fragen an den Anbieter
- Kann ich alle Daten inklusive Belege jederzeit exportieren, auch nach einer Kündigung?
- Gibt es eine Schnittstelle zu meiner Bank oder nur Dateiimport?
- Können mehrere Firmen, etwa Einzelfirma und GmbH, getrennt geführt werden?
- Wie werden Preisänderungen kommuniziert und wie lange ist die Kündigungsfrist?
- Wer hilft beim Wechsel, wenn Eröffnungssalden und offene Posten übernommen werden müssen?
Nexbal in der Schweiz testen
Nexbal startet in der Schweiz und nimmt jetzt Beta-Nutzer auf. Der Schwerpunkt liegt auf der Arbeit, die im Alltag am meisten Zeit kostet:
- Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Offerten als PDF per E-Mail versenden, auch in EUR oder USD zu EZB-Tageskursen
- Belege per E-Mail weiterleiten oder hochladen, die KI füllt die Buchung vor
- Kontoauszüge als PDF hochladen, die KI schlägt für jede Zeile eine Buchung vor
- Projekte, Zeiterfassung, Spesen und Fahrtenbuch an einem Ort, dazu Anlagenverzeichnis, Dokumentvorlagen mit Signaturstatus und eine offene API
- Berichte für Geschäftsleitung und Treuhand
Prüfen Sie den Ablauf mit Ihren eigenen Belegen: an der Nexbal-Beta teilnehmen und 30 Tage kostenlos testen.
Software, Treuhand oder beides
Viele kleine Unternehmen erfassen Belege selbst und lassen Abschluss und Steuern durch eine Treuhand machen. Dann zählt, ob die Treuhand im gleichen System arbeiten kann oder Exporte braucht. Eine Gegenüberstellung bietet der Ratgeber Treuhand oder Buchhaltungssoftware. Welche Funktionen Sie wirklich brauchen, hängt auch von der Rechtsform ab: Eine Einzelfirma unter der Umsatzgrenze von Art. 957 OR darf vereinfacht buchen, eine GmbH oder AG nicht.
Steht die Wahl fest, beschreibt der Ratgeber Buchhaltungssystem ohne Chaos wechseln den Umstieg Schritt für Schritt.