Eine Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein Buchungsbeleg und im MWST-pflichtigen Bereich die Grundlage dafür, dass Ihre Kundschaft die Vorsteuer abziehen darf. Fehlen Pflichtangaben, riskieren Sie Rückfragen, verzögerte Zahlungen und Probleme bei einer Kontrolle der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben eine Rechnung in der Schweiz enthalten muss und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Pflichtangaben nach MWST-Recht
Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz schreibt vor, welche Elemente eine Rechnung enthalten muss, damit sie als Beleg für den Vorsteuerabzug taugt. Diese Angaben gehören auf jede MWST-konforme Rechnung:
- Name und Ort des leistenden Unternehmens, so wie es im Geschäftsverkehr auftritt
- Die UID des Leistungserbringers mit dem Zusatz MWST
- Name und Ort des Leistungsempfängers
- Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Dienstleistung
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (Leistungsbeschrieb)
- Das Entgelt für die Leistung
- Der anwendbare Steuersatz und der geschuldete Steuerbetrag (oder der Hinweis, dass das Entgelt die Steuer einschliesst)
Daneben gehören aus praktischen Gründen eine Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und klare Zahlungskonditionen dazu. Diese erleichtern die Zuordnung und das Mahnwesen, auch wenn sie nicht in jedem Fall zwingend vorgeschrieben sind. Eine Übersicht zum Gesamtthema finden Sie unter Rechnung und Zahlung in der Schweiz.
UID-Nummer und MWST-Nummer
Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) ist das zentrale Erkennungsmerkmal eines Unternehmens in der Schweiz. Sie hat die Form CHE-123.456.789 und wird beim Eintrag im Handelsregister sowie bei der MWST-Registrierung verwendet.
Sind Sie MWST-pflichtig, ergänzen Sie die UID mit dem Zusatz MWST, also zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Erst dieser Zusatz macht aus der reinen UID eine gültige MWST-Nummer auf der Rechnung. Ohne korrekte UID mit MWST-Zusatz kann Ihre Kundschaft den Vorsteuerabzug nicht geltend machen, was bei Geschäftskunden schnell zu Reklamationen führt.
Leistungsbeschrieb und Datum
Der Leistungsbeschrieb muss so konkret sein, dass nachvollziehbar ist, was geliefert oder erbracht wurde. Allgemeine Floskeln wie “Diverses” oder “Dienstleistungen” genügen nicht. Beschreiben Sie stattdessen Art, Umfang und gegebenenfalls die Menge, etwa “Beratung Projekt Webshop, 12 Stunden”.
Genauso wichtig ist das Leistungsdatum beziehungsweise der Leistungszeitraum. Es darf nicht mit dem Rechnungsdatum verwechselt werden:
- Rechnungsdatum: Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wird
- Leistungsdatum: Tag oder Zeitraum, an dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde
Bei Abos oder Dauerleistungen geben Sie den Zeitraum an, beispielsweise “Januar bis März”. Das Leistungsdatum bestimmt unter anderem, in welche MWST-Periode der Umsatz fällt.
Steuersatz und Steuerbetrag
Auf der Rechnung muss der anwendbare Steuersatz und der daraus resultierende Steuerbetrag klar ersichtlich sein. In der Schweiz gibt es den Normalsatz, einen reduzierten Satz für bestimmte Güter wie Lebensmittel sowie einen Sondersatz für Beherbergung. Welcher Satz gilt, hängt von der Art der Leistung ab.
Werden auf einer Rechnung mehrere Sätze verwendet, weisen Sie die Beträge getrennt aus:
| Position | Betrag | Steuersatz | Steuerbetrag |
|---|---|---|---|
| Beratung | CHF 1'000.00 | Normalsatz | nach anwendbarem Satz |
| Verpflegung | CHF 200.00 | reduzierter Satz | nach anwendbarem Satz |
| Total | CHF 1'200.00 | zzgl. MWST |
Sie können den Betrag entweder netto plus MWST oder als Bruttobetrag mit dem Hinweis “inkl. MWST” ausweisen. Wer mit dem Saldosteuersatz abrechnet, weist gegenüber der Kundschaft trotzdem den effektiven gesetzlichen Satz aus. Details dazu finden Sie unter MWST und Steuern in der Schweiz und speziell zur Methode unter effektive vs. Saldosteuersatzmethode.
Sonderfall Kleinbetrag
Für Rechnungen mit kleinem Betrag, etwa Kassenzettel oder Quittungen aus dem Detailhandel, gelten erleichterte Anforderungen. Hier kann unter anderem auf die Angabe des Leistungsempfängers verzichtet werden. Die UID mit MWST-Zusatz, der Leistungsbeschrieb sowie Satz und Steuerbetrag bleiben aber auch hier sinnvoll, damit der Beleg für den Vorsteuerabzug verwendbar ist.
Diese Erleichterung gilt jedoch nur bis zu einer bestimmten Betragsgrenze. Bei grösseren Rechnungen müssen alle Pflichtangaben vollständig vorhanden sein. Im Zweifel ist es einfacher, immer eine vollständige Rechnung auszustellen.
Rechnung ohne MWST-Pflicht
Nicht jedes Unternehmen ist MWST-pflichtig. Wer den massgebenden Umsatzgrenzwert nicht erreicht, ist von der MWST befreit und stellt Rechnungen ohne MWST aus. In diesem Fall gilt:
- Es darf kein Steuersatz und kein Steuerbetrag ausgewiesen werden
- Es darf keine UID mit MWST-Zusatz verwendet werden, da kein Anspruch auf Vorsteuerabzug besteht
- Ein kurzer Hinweis wie “nicht MWST-pflichtig” schafft Klarheit
Wer MWST ausweist, ohne registriert zu sein, schuldet die ausgewiesene Steuer trotzdem der ESTV. Prüfen Sie deshalb genau, ob Sie pflichtig sind, bevor Sie MWST auf die Rechnung setzen. Bei der Wahl der Rechtsform wie Einzelfirma oder GmbH/AG spielt das ebenfalls eine Rolle.
Typische Fehler vermeiden
Diese Fehler kommen in der Praxis am häufigsten vor und lassen sich leicht verhindern:
- Fehlende UID mit MWST-Zusatz: Ohne sie ist kein Vorsteuerabzug möglich
- Leistungsdatum vergessen oder mit dem Rechnungsdatum verwechselt
- Zu vager Leistungsbeschrieb, der bei einer Kontrolle nicht standhält
- MWST ausgewiesen, obwohl keine Pflicht besteht
- Falscher Steuersatz bei gemischten Leistungen
- Keine eindeutige Rechnungsnummer, was die Buchhaltung erschwert
Ein praktisches Hilfsmittel ist die QR-Rechnung, die Zahlungsangaben strukturiert mitliefert und die Bezahlung vereinfacht. Mehr dazu im Artikel QR-Rechnung im Alltag. Wer schnell eine korrekte Rechnung braucht, kann auch direkt online eine kostenlose Rechnung erstellen.
Bewahren Sie Rechnungen zudem ordnungsgemäss auf. Belege unterliegen nach Obligationenrecht (OR) der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.