Nicht jedes Unternehmen in der Schweiz muss eine vollständige Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen. Das Obligationenrecht (OR) unterscheidet danach, wie gross ein Betrieb ist und in welcher Rechtsform er geführt wird. Wer die Schwelle kennt, ab der die volle Buchführungspflicht greift, spart Zeit und vermeidet Fehler bei Steuern und Jahresabschluss.
Buchführungspflicht nach OR
Die Grundregeln zur Rechnungslegung stehen in den Artikeln 957 bis 963b OR. Massgebend ist Artikel 957: Er legt fest, wer Buch führen und Rechnung ablegen muss. Wir behandeln die Details in unserem Beitrag zur OR-Rechnungslegung Artikel 957.
Das Gesetz teilt die Pflichtigen in zwei Gruppen:
- Volle Buchführungspflicht mit doppelter Buchhaltung, Bilanz und Erfolgsrechnung
- Vereinfachte Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage
Welche Gruppe gilt, hängt vom Umsatz und von der Rechtsform ab. Beide Faktoren entscheiden gemeinsam, ob die einfache oder die volle Variante zur Anwendung kommt.
Umsatzgrenze von 500'000 Franken
Die zentrale Schwelle ist der Umsatz. Einzelfirmen und Personengesellschaften (Kollektiv- und Kommanditgesellschaft) mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 500'000 dürfen die vereinfachte Buchführung nutzen. Sobald der letzte Geschäftsjahresumsatz diese Grenze erreicht oder überschreitet, gilt die volle Buchführungspflicht nach OR.
| Rechtsform | Umsatz unter CHF 500'000 | Umsatz ab CHF 500'000 |
|---|---|---|
| Einzelfirma | Vereinfachte Buchführung möglich | Volle Buchführungspflicht |
| Kollektiv-/Kommanditgesellschaft | Vereinfachte Buchführung möglich | Volle Buchführungspflicht |
| GmbH | Immer volle Buchführungspflicht | Immer volle Buchführungspflicht |
| AG | Immer volle Buchführungspflicht | Immer volle Buchführungspflicht |
Die Umsatzgrenze ist nicht mit der MWST-Schwelle zu verwechseln. Die Pflicht zur Mehrwertsteuer (MWST) richtet sich nach eigenen Regeln und kann schon bei tieferem Umsatz greifen. Buchführungspflicht und MWST-Pflicht sind also getrennt zu prüfen.
Vereinfachte Buchführung
Bleibt eine Einzelfirma oder Personengesellschaft unter der Schwelle, reicht eine vereinfachte Buchführung. Es braucht keine doppelte Buchhaltung mit Soll und Haben, keine formelle Bilanz und keine nach OR gegliederte Erfolgsrechnung. Trotzdem gelten die allgemeinen Grundsätze: vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch und nachprüfbar.
Auch bei der vereinfachten Variante bleibt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren bestehen. Belege, Geschäftskorrespondenz und Aufzeichnungen müssen geordnet abgelegt werden, damit das Ergebnis für die Steuerbehörde nachvollziehbar ist.
Was die Milchbüchlirechnung umfasst
Die vereinfachte Buchführung wird umgangssprachlich Milchbüchlirechnung genannt. Sie stützt sich auf drei Bestandteile:
- Einnahmen des Geschäftsjahres
- Ausgaben des Geschäftsjahres
- Vermögenslage zu einem Stichtag, also etwa Bankguthaben, Forderungen und Schulden
Daraus lässt sich der Geschäftserfolg ableiten, der für die Steuererklärung gebraucht wird. Eine saubere Trennung von privat und geschäftlich ist dabei entscheidend; wie das gelingt, zeigt der Beitrag dazu, Privat- und Geschäftskonto zu trennen. Wer wächst, sollte den Umstieg auf die doppelte Buchführung frühzeitig vorbereiten, weil sie ohnehin verlangt wird, sobald die Grenze fällt.
Pflichten der GmbH und AG
Für juristische Personen gilt die Umsatzgrenze nicht. Eine GmbH und eine AG sind unabhängig vom Umsatz immer voll buchführungspflichtig. Sie müssen eine doppelte Buchhaltung führen und einen ordentlichen Abschluss erstellen. Dazu gehören:
- Bilanz nach den Vorgaben des OR
- Erfolgsrechnung mit Aufwand und Ertrag
- Anhang mit den gesetzlich verlangten Angaben
Der Aufbau folgt dem KMU-Kontenrahmen, der eine praxisnahe Gliederung der Konten vorgibt. Welche Rechtsform welche Pflichten auslöst, vergleicht der Überblick zu den Rechtsformen in der Schweiz. Der formelle Abschluss wird im Beitrag zum Jahresabschluss in der Schweiz vertieft.
Folgen bei Verletzung
Wer die Buchführungspflicht missachtet, riskiert mehr als eine Nachbesserung. Eine unvollständige oder fehlende Buchhaltung kann folgende Konsequenzen haben:
- Ermessensveranlagung durch die Steuerbehörde, oft zum Nachteil des Betriebs
- Probleme bei einer MWST-Kontrolle der ESTV, wenn Belege fehlen
- Schwierigkeiten bei Bank, Investoren und Geschäftspartnern, die einen Abschluss verlangen
- bei groben Pflichtverletzungen haftungs- und strafrechtliche Risiken
Eine ordentliche Buchhaltung ist somit nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein Schutz: Sie schafft Klarheit über den Erfolg und erleichtert jede Prüfung.
Bezug zur Rechtsform
Die Frage der Buchführungspflicht lässt sich nicht losgelöst von der Rechtsform beantworten. Bei einer Einzelfirma entscheidet der Umsatz, bei GmbH und AG ist die volle Pflicht von Beginn an gesetzt. Wer eine Rechtsform wählt oder wechselt, sollte die buchhalterischen Folgen mitdenken. Eine fundierte Entscheidung beginnt schon bei der Gründung und Rechtsform in der Schweiz.