Ausländische Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen die in der Schweiz bezahlte Mehrwertsteuer zurückfordern. Das sogenannte Vergütungsverfahren ist im MWSTG geregelt und wird zentral von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) abgewickelt. Es richtet sich an Firmen, die zwar in der Schweiz einkaufen oder Geschäftsreisen tätigen, hier aber nicht steuerpflichtig sind. Wer den Ablauf kennt und die Frist einhält, holt einen Teil der Kosten zuverlässig zurück. Einen Überblick über alle verwandten Themen bietet der Cluster zu MWST und Steuern.
Voraussetzungen
| Voraussetzung | Inhalt |
|---|---|
| Sitz im Ausland | keine Niederlassung in der Schweiz |
| keine MWST-Pflicht in der CH | keine steuerbaren Leistungen in der Schweiz |
| Reziprozität | Heimatland muss Schweizer Unternehmen gleichbehandeln |
| Unternehmerstatus | im Sitzstaat steuerpflichtig |
| Mindestbetrag | 500 CHF Vorsteuer pro Antrag |
Quelle: Art. 107 MWSTG. Aktuelle Liste reziproker Staaten auf estv.admin.ch und fedlex.admin.ch.
Erbringt das Unternehmen hingegen selbst Leistungen in der Schweiz, greift in der Regel kein Vergütungsverfahren, sondern die ordentliche Anmeldung. Wo die Grenze liegt, erklärt der Beitrag zur MWST-Pflicht ab dem 100'000 CHF-Schwellenwert.
Antragsverfahren
- Antrag bis 30. Juni des Folgejahres bei der ESTV
- Originalrechnungen oder beglaubigte Kopien beilegen
- Bescheinigung des Heimatlandes über Unternehmerstatus
- Bestellung eines Schweizer Vertreters (Steuervertreter)
- Antrag in einer Schweizer Amtssprache
Der Antrag bezieht sich immer auf ein Kalenderjahr und kann nur einmal pro Jahr gestellt werden. Die ESTV prüft die Anträge und überweist die Rückerstattung in der Regel innerhalb von sechs Monaten. Der bestellte Steuervertreter mit Sitz in der Schweiz dient als Zustelladresse und Ansprechpartner gegenüber der Verwaltung.
Welche Vorsteuern sind abzugsfähig?
Anerkannt sind grundsätzlich nur Vorsteuern, die ein Schweizer Unternehmen ebenfalls abziehen könnte. Die Logik des Abzugs ist im Detail im Beitrag Vorsteuerabzug richtig nutzen erklärt:
- Hotelübernachtungen während Geschäftsreisen
- Konferenzen, Messeteilnahmen
- Beratungs- und Anwaltsleistungen
- Treibstoff für gemietete Fahrzeuge
- Mietkosten für Lager
Nicht abziehbar sind unter anderem:
- private Auslagen
- Bewirtung über die zulässige Quote hinaus
- Repräsentationsausgaben mit Privatcharakter
- Käufe für nicht-unternehmerische Zwecke
Reziprozität
Die Schweiz erstattet nur Unternehmen aus Staaten, die ihrerseits Schweizer Unternehmer gleichbehandeln. Die ESTV veröffentlicht eine Reziprozitätsliste:
- vollumfängliche Reziprozität: EU, Norwegen, UK
- teilweise Reziprozität: einzelne Branchen
- keine Reziprozität: keine Erstattung möglich
- jährliche Aktualisierung
- bei Zweifel vor Antrag prüfen
Weil sich die Liste laufend ändert, lohnt sich vor jedem Antrag ein kurzer Abgleich mit dem aktuellen Stand der ESTV.
Praxis-Tipps
- Originalbelege getrennt nach Schweizer MWST sammeln
- frühzeitig Schweizer Steuervertreter bestellen
- Rechnungen müssen MWST-Pflichtangaben enthalten
- ggf. Saldosteuersatz-Rechnungen prüfen, siehe Saldosteuersatz Vereinfachung
- Antragsfrist 30. Juni unbedingt einhalten
Verbindung zu anderen Pflichten
Wenn ein ausländisches Unternehmen in der Schweiz steuerpflichtig wird, gelten andere Regeln. Mehr dazu im Beitrag zur MWST-Pflicht ab 100k Schwellenwert und zur klassischen MWST-Anmeldung Schweiz. Erbringt die Firma grenzüberschreitende Leistungen, ist zusätzlich der Beitrag MWST bei Dienstleistungen ins Ausland relevant.
Häufige Fehler
- Antrag nach 30. Juni: keine Erstattung
- fehlende Bescheinigung Heimatland
- Belege nicht im Original
- Vorsteuerabzug bei Bewirtung überzogen
- kein Schweizer Vertreter benannt
Fazit
Mit etwas Vorlauf ist die Rückerstattung der Schweizer MWST für ausländische Unternehmen ein lohnender Vorgang. Wer regelmässig in der Schweiz einkauft, sollte den Antrag jährlich routinemässig vorbereiten und die Belege bereits unterjährig sauber trennen.