Depositioner og andre sikkerhedsbeløb bliver let glemt, fordi de ofte står længe uden bevægelse. For danske virksomheder er pointen at skille bundne beløb fra almindelige omkostninger og få dem fulgt op over tid.
Hvad skal være på plads?
- det er klart hvorfor beløbet er bundet
- modpart og kontrakt kan findes igen
- betaling og eventuel tilbagebetaling bliver sporet separat
- beløbet bliver vurderet ved hver lukning
Typiske fejl
| Område | Hvad der ofte går galt |
|---|---|
| Klassifikation | depositum bliver bogført som en almindelig omkostning |
| Opfølgning | ingen vurderer om beløbet stadig er aktivt |
| Afslutning | tilbagebetaling eller modregning bliver ikke håndteret |
En enkel arbejdsgang
- Hold depositummer adskilt fra drift og almindelige leverandørposter i Leverandørfakturaer i bogføringen.
- Brug tankegangen fra Forudbetalinger til leverandører og Forudbetalinger fra kunder, hvis beløb ligger forskudt i tid.
- Kontroller posten under Balancegennemgang før månedsluk, så bundne beløb ikke bliver glemt i balancen.
- Læg kontrakt og afstemning sammen med Arkivering af regnskabsmateriale, så dokumentationen er samlet.
Kort fortalt
Depositioner bliver uproblematiske, når de har et tydeligt formål, en fast konto og en klar opfølgning ved hver lukning.