Et depositum er sikkerhed for, at en aftale bliver overholdt. Det klassiske eksempel er lejedepositum for et erhvervslejemål, men deposita forekommer også ved leasing, hos el- og telefonselskaber, ved leje af udstyr og hos kunder, der betaler depositum for emballage eller udlånt udstyr. Fælles for dem er, at pengene som udgangspunkt skal tilbage, og at de derfor hører hjemme i balancen.
Betalte og modtagne deposita
| Situation | Konto | Type |
|---|---|---|
| Virksomheden betaler depositum til udlejer | Deposita | Tilgodehavende, ofte langfristet |
| Virksomheden betaler depositum til leasinggiver | Deposita | Tilgodehavende |
| Virksomheden modtager depositum fra en kunde | Modtagne deposita | Gæld |
| Banken stiller en garanti for virksomheden | Ingen bogføring af garantien selv; garantiprovision er en omkostning | Oplyses som eventualforpligtelse |
Lejedepositum fra start til slut
Virksomheden lejer lokaler og betaler et depositum på 60.000 kr.
| Tidspunkt | Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Lejemålets start | Deposita | 60.000 | |
| Lejemålets start | Bank | 60.000 | |
| Fraflytning | Bank | 48.000 | |
| Fraflytning | Vedligeholdelse af lokaler | 12.000 | |
| Fraflytning | Deposita | 60.000 |
Udlejeren har brugt 12.000 kr. til istandsættelse. Den del er en omkostning ved fraflytningen. Kan virksomheden forudse en stor istandsættelse, bør den hensættes, før lejemålet ophører.
Depositum er ikke forudbetalt leje
Mange lejekontrakter kræver både depositum og forudbetalt leje. Den forudbetalte leje bruges som betaling for de sidste måneder af lejemålet og bliver dermed en omkostning til sin tid. Depositummet kommer tilbage. Hold dem på hver sin konto; se husleje og lokaler i kontoplanen.
Modtagne deposita fra kunder
Modtager virksomheden depositum fra kunder, fx for udlånt udstyr eller pant på emballage, er det gæld, indtil depositummet er tilbagebetalt eller modregnet. Beholder virksomheden depositummet, fordi udstyret ikke kommer tilbage, bliver det til et salg, og så skal der som udgangspunkt afregnes moms. Se returpant og emballagedeposita.
Moms
Et depositum er ikke betaling for en ydelse og er derfor ikke momspligtigt. Opkræver udlejeren moms af depositummet, er det et tegn på, at beløbet i virkeligheden er forudbetalt leje.
Ved årsafslutningen
Lav en liste over alle deposita med modpart, beløb og aftale, og sammenlign med saldoen. Gamle deposita fra lejemål, der er ophørt, skal enten kræves tilbage eller afskrives. Den praktiske håndtering er beskrevet i depositioner og sikkerhedsbeløb i regnskabet.