Udbetaler virksomheden penge til en medarbejder, før lønnen er optjent eller før en udgift er dokumenteret, er det et medarbejderforskud. Det er ikke en omkostning. Indtil forskuddet er modregnet i lønnen eller afløst af kvitteringer, er det et tilgodehavende og hører hjemme blandt omsætningsaktiverne.
Tre typer forskud
| Type | Eksempel | Hvordan det lukkes |
|---|---|---|
| Lønforskud | Medarbejderen får 5.000 kr. midt i måneden | Modregnes i næste lønudbetaling |
| Rejse- eller udlægsforskud | 3.000 kr. med på messe i udlandet | Afregnes med kvitteringer og evt. tilbagebetaling |
| Personalelån | 20.000 kr. tilbagebetales over et år | Afdrag via lønnen efter skriftlig aftale |
Brug én konto, tilgodehavende hos medarbejdere, og registrér medarbejderen som reference eller dimension på posteringen. Så kan saldoen opdeles pr. person. Har virksomheden personalelån, bør de stå på en separat konto, fordi de løber længere og kan have skattemæssige konsekvenser.
Bogføring af et lønforskud
| Tidspunkt | Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Udbetaling 15. | Tilgodehavende hos medarbejdere | 5.000 | |
| Udbetaling 15. | Bank | 5.000 | |
| Lønkørsel | Skyldig nettoløn | 5.000 | |
| Lønkørsel | Tilgodehavende hos medarbejdere | 5.000 |
Lønnen beregnes som normalt, og forskuddet trækkes fra i nettolønnen. A-skat og AM-bidrag beregnes af den fulde løn, ikke af det udbetalte beløb.
Rejseforskud afregnes med bilag
Ved et rejseforskud bliver tilgodehavendet afløst af de udgifter, som medarbejderen dokumenterer. Kvitteringerne bogføres på de relevante omkostningskonti med eventuel købsmoms, og tilgodehavendet krediteres. Restbeløbet betales tilbage eller modregnes. Selve arbejdsgangen er beskrevet i medarbejderforskud og afregning.
Hvad skal du holde øje med?
- Gamle saldi: et forskud, der ikke er afregnet efter et par måneder, skal følges op. Er det reelt umuligt at få pengene tilbage, kan det være skattepligtig løn for medarbejderen.
- Rentefrie personalelån kan udløse beskatning af rentefordelen. Tjek reglerne hos Skattestyrelsen, før I tilbyder lån.
- Fratrædelse: modregn udestående forskud i den sidste løn, så vidt aftalen og lovgivningen tillader det.
- Ejere: forskud til en ejer i et selskab er ikke et medarbejderforskud, men et lån til en kapitalejer. Se ejerlån i kontoplanen.
Afstem kontoen ved hvert månedsluk med en liste over åbne forskud pr. medarbejder.