Para el Reglamento de facturación, una factura en PDF que viaja por correo electrónico no es una “copia” de una factura en papel: es una factura electrónica, porque se expide y se recibe en formato electrónico. Es válida para justificar el gasto y deducir el IVA siempre que cumpla tres condiciones: que el cliente acepte recibirla así, que se pueda acreditar quién la emitió y que no ha sido alterada, y que se conserve legible.
El cliente tiene que aceptarla
El artículo 9 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012) condiciona la factura electrónica al consentimiento del destinatario. La norma no exige una forma concreta: basta un correo en el que el cliente indica la dirección a la que quiere recibir las facturas, una cláusula en el contrato o las condiciones generales, o un comportamiento que lo demuestre, como recibir y pagar facturas en PDF sin objetar nada.
Aun así, deja constancia por escrito. Si un cliente pide papel, tiene derecho a recibirlo. El propio artículo 9 exceptúa de este consentimiento los casos en que la factura electrónica sea obligatoria: cuando te alcance la obligación B2B, el cliente empresario no podrá negarse a recibirla en el formato estructurado.
Origen, integridad y legibilidad
El artículo 8 del reglamento pide garantizar, desde la emisión y durante todo el periodo de conservación:
- Autenticidad del origen: que la factura la emitió quien dice emitirla.
- Integridad del contenido: que nadie ha cambiado un dato.
- Legibilidad: que se puede leer, sin depender de un programa que ya no exista.
No es obligatorio firmar electrónicamente el PDF. El reglamento admite como prueba los controles de gestión habituales de la empresa, siempre que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega o el servicio: el pedido, el albarán, el contrato, el cobro en el banco. La firma electrónica avanzada es una forma reforzada de demostrar origen e integridad, útil con clientes que la piden, pero no la única.
Un detalle relevante: la norma presume la autenticidad y la integridad cuando la factura se expide con un sistema informático de facturación que cumple el reglamento antifraude. Esos sistemas añaden a cada factura el código QR que permite cotejarla con la AEAT; si generas el PDF desde uno de ellos, el QR debe aparecer en el documento que envías. Cuándo es obligatorio adaptarse depende de un calendario que se ha movido varias veces; consulta el calendario de VERI*FACTU y el detalle del código en el QR de las facturas.
Conservar el archivo, no el correo impreso
Emisor y receptor deben conservar sus facturas. En las electrónicas, lo que se conserva es el fichero original, en el formato en que se emitió o recibió y en condiciones que permitan a la AEAT acceder a él. Imprimir un PDF y archivarlo en papel no sustituye al fichero.
Los plazos mínimos:
| Norma | Plazo | Para qué |
|---|---|---|
| Ley General Tributaria | 4 años | prescripción de las deudas tributarias |
| Código de Comercio | 6 años | documentación de la contabilidad |
| Ley del Impuesto sobre Sociedades | hasta 10 años | justificar bases imponibles negativas que se compensen |
En la práctica, guarda los PDF emitidos con un nombre que incluya serie y número, y los recibidos en una carpeta por proveedor y ejercicio, enlazados con su asiento. El correo de envío no es obligatorio, pero ayuda a probar la fecha de entrega cuando se discuten vencimientos o intereses de demora. Más sobre plazos y soportes en política de conservación de facturas.
Si recibes facturas en papel y quieres destruir el original, la copia escaneada solo vale si procede de una digitalización certificada con software homologado por la AEAT. Un escaneo normal sirve para trabajar, no para tirar el papel.
Riesgos del correo que no son fiscales
El correo es el canal favorito del fraude del cambio de cuenta: alguien suplanta a un proveedor y envía una factura idéntica con otro IBAN. Unas cuantas costumbres reducen el riesgo:
- Envía siempre desde la misma dirección de facturación y avisa a tus clientes de que nunca cambiarás el IBAN por correo.
- Como receptor, confirma por teléfono, con un número que ya tenías, cualquier cambio de cuenta antes de pagar.
- No reenvíes la misma factura con cambios; si hay un error, emite una rectificativa.
- Revisa los rebotes y reenvía el mismo día: una factura que el cliente no tiene no entra en su circuito de pagos.
La captura de PDF recibidos tiene su propia rutina, que explicamos en captura OCR de facturas recibidas.
Lo que cambia con la factura B2B estructurada
Con la factura electrónica obligatoria entre empresas, el PDF por correo deja de bastar para las operaciones con empresarios y profesionales establecidos en España. La factura tendrá que emitirse en un formato estructurado (con UBL según la norma europea EN 16931 como sintaxis de referencia) y viajar por una plataforma privada o por la solución pública de la AEAT. Las empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, que son las primeras obligadas, tendrán que enviar además una copia en PDF durante sus primeros doce meses para facilitar la lectura.
El PDF seguirá siendo válido para consumidores y para clientes extranjeros. Las fechas de cada grupo están en el calendario de la factura electrónica B2B.
Emitir, enviar y archivar la factura desde el mismo programa que la contabiliza resuelve a la vez la conservación y la pista de auditoría, siempre que el programa cumpla el reglamento de sistemas de facturación (VERI*FACTU).