Una factura rectificativa corrige una factura ya expedida o recoge una modificación posterior de la base imponible: un descuento, una devolución de mercancía, un impago o un error en el tipo de IVA. En el SII no basta con emitirla. Cada rectificativa genera un registro propio en el libro de expedidas del emisor y en el de recibidas del destinatario, y ese registro debe decir por qué se rectifica y cómo se calcula la corrección.
Rectificar no es lo mismo que corregir un registro
Antes de emitir una rectificativa conviene distinguir dos situaciones:
- La factura está mal. El documento entregado al cliente contiene un dato erróneo (tipo de IVA, base, destinatario) o la operación ha cambiado después. Hace falta una rectificativa conforme al Reglamento de facturación.
- La factura está bien, pero se ha informado mal al SII. Por ejemplo, se tecleó mal la base en el registro. Esto es un error registral y se corrige con una modificación del registro, sin emitir ningún documento nuevo.
Confundir ambas cosas es el origen de muchos descuadres: una rectificativa emitida para tapar un error de grabación duplica la corrección.
Las claves de rectificativa
El tipo de factura en el SII identifica la causa legal de la rectificación:
| Clave | Causa |
|---|---|
| R1 | error fundado en derecho y supuestos del art. 80, apartados uno, dos y seis, de la Ley del IVA (descuentos, devoluciones, resolución de operaciones, alteración del precio) |
| R2 | concurso de acreedores del destinatario (art. 80.tres) |
| R3 | créditos total o parcialmente incobrables (art. 80.cuatro) |
| R4 | resto de causas |
| R5 | rectificación de facturas simplificadas |
La clave importa porque cada causa tiene requisitos propios. Una R3, por ejemplo, solo es válida si se cumplen las condiciones de los créditos incobrables y se comunica a la AEAT en el plazo legal; el procedimiento está en la guía sobre rectificar el IVA de facturas incobrables.
Sustitución o diferencias
Además de la clave, el registro indica la modalidad de rectificación:
- Por sustitución (S). La rectificativa sustituye a la original. Se informan los importes correctos completos y, aparte, la base y la cuota de la factura que se rectifica. La AEAT calcula el efecto neto restando una de otra.
- Por diferencias (I). La rectificativa recoge solo la variación, normalmente en negativo si reduce la operación.
Las dos llevan al mismo resultado fiscal. Lo que no se puede hacer es mezclarlas: informar como sustitución una factura que en realidad solo contiene la diferencia hace que la AEAT reste dos veces.
Ejemplo con un descuento posterior
Una distribuidora factura a un cliente 10.000 € más 2.100 € de IVA. Un mes después le concede un descuento de 1.000 € por un defecto en parte del pedido. La rectificativa lleva clave R1.
| Dato del registro | Por diferencias | Por sustitución |
|---|---|---|
| Base imponible | -1.000,00 € | 9.000,00 € |
| Cuota | -210,00 € | 1.890,00 € |
| Base rectificada | no se informa | 10.000,00 € |
| Cuota rectificada | no se informa | 2.100,00 € |
| Efecto en el IVA del periodo | -210,00 € | -210,00 € |
En contabilidad el asiento es el mismo con cualquiera de las dos modalidades:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 708 Devoluciones de ventas y operaciones similares | 1.000,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 210,00 | |
| 430 Clientes | 1.210,00 |
Si la causa fuera un error fundado en derecho, en lugar de la 708 se cargaría directamente la cuenta de ventas afectada.
El lado del cliente
El destinatario también tiene que registrar la rectificativa en su libro de recibidas, con la misma clave y modalidad que haya usado el emisor; de lo contrario el contraste de facturas en el SII la marcará como no contrastada. Cuando la rectificativa reduce el IVA soportado, el cliente debe minorar su deducción en el periodo en que la recibe, aunque la factura original se dedujera meses antes. Retrasar ese registro para no perder deducción es un error que la AEAT detecta con facilidad, porque ve la rectificativa en el libro del proveedor.
Plazos
Las rectificativas siguen la regla general: cuatro días, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales, desde su expedición (emisor) o desde su registro contable (receptor). Si la rectificativa recibida aumenta el IVA deducible, rige además el límite propio de las recibidas: el registro debe enviarse antes del día 16 del mes siguiente al periodo en que se deduzca. El calendario completo está en plazos del SII y cierre contable.
Situaciones que generan dudas
Rappels y descuentos por volumen. El Reglamento de facturación permite rectificar en un solo documento varias facturas de un periodo sin identificar cada una. En el SII se informa como rectificativa por diferencias, sin vincular facturas concretas.
Rectificar una factura de un ejercicio cerrado. Se puede, dentro del plazo de cuatro años desde el devengo. El registro va al periodo en que se emite la rectificativa, no al de la factura original.
Rectificativas de facturas simplificadas. Llevan clave R5. Si al rectificar se identifica al cliente, la rectificativa puede ser una factura completa, pero sigue siendo una R5.
Rectificar o anular. Si una factura no debió emitirse nunca (operación inexistente o duplicada), no se rectifica con importe cero y un comentario: se emite una rectificativa que deja la base a cero, por sustitución o por diferencias, y se documenta el motivo.
Un programa de facturación que pida la clave y la modalidad al emitir cada abono evita que estas decisiones se tomen a última hora.