Bodas, congresos, ferias, eventos corporativos o festivales: el patrón financiero es parecido. El cliente paga señales meses antes, los proveedores se contratan escalonadamente y todo el ingreso y el gasto se concentran en el día del evento. Si la contabilidad no se organiza por evento, es imposible saber cuál ganó dinero.
Anticipos y señales
Los pagos anticipados del cliente no son ingreso hasta que se presta el servicio. Pero en IVA sí tienen efecto: el impuesto se devenga al cobrar el anticipo (artículo 75.Dos de la Ley del IVA). Por eso:
- Al cobrar la señal, emites factura de anticipo con IVA.
- Contablemente, registras el cobro contra 438 Anticipos de clientes.
- Tras el evento, emites la factura final descontando el anticipo y reconoces todo el ingreso.
La mecánica completa está en facturación de anticipos de clientes.
Cancelaciones
Si el cliente cancela y pierde la señal según el contrato, la cantidad retenida es una indemnización, no la contraprestación de un servicio, y en principio no está sujeta a IVA. Habrá que rectificar la factura de anticipo y registrar el importe retenido como otro ingreso. Si devuelves la señal, rectificas y devuelves el IVA.
IVA de lo que vendes
| Servicio | Pista para el tipo de IVA |
|---|---|
| Organización integral de un evento corporativo | tipo general |
| Entradas a espectáculos culturales en vivo | tipo reducido, si se cumplen los requisitos |
| Restauración y catering | tipo reducido de hostelería |
| Alquiler de espacios o equipos | tipo general |
Cuando vendes un paquete con elementos a distintos tipos, decide si es una prestación única (con el tipo del elemento principal) o varias, y documenta el criterio en el presupuesto.
Régimen especial de agencias de viajes
Si tu empresa organiza congresos o viajes de incentivo y compra en nombre propio alojamiento, transporte o restauración que luego revende al cliente, puede que te corresponda el régimen especial de agencias de viajes (artículos 141 a 147 de la Ley del IVA), con tributación sobre el margen. Es un régimen obligatorio cuando se dan sus requisitos, así que revísalo con tu asesor si haces este tipo de eventos.
Contabilidad por evento
Cada evento debería ser un centro de coste o proyecto: presupuesto, anticipos cobrados, compromisos con proveedores, gastos reales e ingreso final. Las desviaciones aparecen cuando aún se puede actuar. Al cierre del ejercicio, los gastos ya incurridos de eventos futuros se periodifican como gastos anticipados y los anticipos cobrados siguen en el pasivo.
Proveedores y cobros
Catering, audiovisuales, decoración, seguridad, artistas: muchos proveedores pequeños, algunos personas físicas con retención (artistas y profesionales). Planifica la tesorería: cobras la señal, pero pagas a los proveedores alrededor del evento, y el cliente corporativo puede pagar el saldo a 60 días. La previsión de caja a 13 semanas ayuda en temporada alta.
Factura electrónica en eventos
Las bodas y los eventos para particulares quedan fuera de la factura electrónica B2B. Los eventos corporativos y los congresos, en cambio, se facturan a empresas españolas y entrarán en la obligación. Lo específico:
- Anticipos estructurados: la factura de anticipo y la final deben enlazarse; si la final no descuenta claramente el anticipo, el cliente verá el importe dos veces y la rechazará.
- Patrocinios y expositores: un congreso factura a decenas de empresas en pocos días; prepara las fichas de clientes con NIF y razón social validados antes de abrir inscripciones.
- Inscripciones pagadas por empresas: cuando una empresa paga la inscripción de su empleado, la factura va a la empresa, con su NIF, no al asistente.
- Proveedores: tu catering o tu empresa de sonido te facturarán en estructurado cuando les toque; organiza la aprobación por evento.
Las fechas están en el calendario de la factura electrónica B2B.