Un gimnasio cobra muchas cuotas pequeñas, casi siempre por domiciliación, vende bonos y planes anuales por adelantado y lidia cada mes con recibos devueltos. Su contabilidad tiene que reflejar bien cuándo se gana cada ingreso y cuánto se cobra de verdad.
IVA de los servicios deportivos
El artículo 20.Uno.13º de la Ley del IVA declara exentos los servicios prestados a personas físicas que practiquen deporte cuando los presta una entidad de Derecho público, una federación deportiva, el Comité Olímpico o Paralímpico, o una entidad o establecimiento deportivo privado de carácter social (sin ánimo de lucro, con requisitos). Un gimnasio mercantil, constituido como SL o explotado por un autónomo, no cumple esos requisitos: sus cuotas tributan. Si combinas actividades con distinto tratamiento (por ejemplo, un club social con cafetería y tienda), revisa qué tipo corresponde a cada una y si tienes que aplicar prorrata.
Ingresos: cuándo se reconocen
| Cobro | Cuándo es ingreso |
|---|---|
| Cuota mensual | en el mes que cubre |
| Matrícula no reembolsable | al inscribirse el socio, o periodificada si se entiende que paga el acceso durante la permanencia |
| Plan anual pagado por adelantado | mes a mes durante el año |
| Bono de 10 sesiones | a medida que se consumen, con un criterio para los bonos que caducan sin usar |
| Entrenamiento personal | cuando se presta la sesión |
Lo cobrado por adelantado y no consumido va a 485 Ingresos anticipados. Al cierre del ejercicio, un gimnasio con muchos planes anuales vendidos en enero puede tener una parte importante de su caja comprometida en servicios pendientes de prestar.
Ejemplo
En octubre se venden 40 planes anuales a 360 € (IVA aparte). Se cobran 14.400 € de base. A 31 de diciembre, se han consumido tres meses: 3.600 € son ingreso del ejercicio y 10.800 € quedan en 485. El IVA se devengó entero al cobrar.
Recibos devueltos
Con remesas SEPA de cientos de recibos, las devoluciones son inevitables. La factura del mes ya está emitida; la devolución no la anula. El recibo devuelto vuelve a la cuenta del socio (430), se cargan los gastos bancarios y se gestiona el cobro. Si al final el socio causa baja sin pagar, se valora el deterioro del crédito y, si procede, la rectificación del IVA de facturas incobrables. La conciliación de remesas se explica en conciliar cobros con remesas SEPA.
Costes e inversión
Máquinas y equipamiento se amortizan como inmovilizado; las reformas del local alquilado, durante el menor plazo entre su vida útil y la duración del alquiler. Los monitores autónomos facturan sus servicios; si trabajan con horario y medios del gimnasio de forma estable, valora el riesgo laboral.
VERI*FACTU en gimnasios
Un gimnasio emite miles de facturas al año, casi todas a particulares y casi todas generadas automáticamente por su programa de gestión de socios. Ese programa es el sistema de facturación y debe cumplir el reglamento. Lo específico:
- Facturación masiva mensual. Al lanzar la remesa, el programa genera una factura por socio. Si se lanza con errores (socios dados de baja, importes antiguos), corregir exige rectificativas o anulaciones justificadas, no borrar la remesa. Revisa el listado antes de emitir.
- Simplificadas o completas. Las cuotas a particulares pueden documentarse con factura simplificada; si un socio pide factura a nombre de su empresa, se emite completa con sus datos.
- QR en el recibo digital. Si envías la factura por correo o la muestras en la app, el QR debe estar en ese documento.
- Venta de productos en recepción (bebidas, suplementos): el TPV de recepción es otro sistema de facturación, salvo que esté integrado.
Las fechas aplicables están en el calendario de VERI*FACTU y el funcionamiento de la facturación periódica en facturación de servicios recurrentes.
Indicadores
Socios activos, altas y bajas mensuales, ingreso medio por socio, porcentaje de recibos devueltos y coste de personal sobre ingresos. La tasa de bajas, más que el número de altas, es la que decide la rentabilidad de un gimnasio.