Una empresa de software como servicio vive de suscripciones: mensuales, anuales o por uso. Sus métricas de gestión (MRR, ARR, churn) no aparecen en el PGC, pero una contabilidad bien hecha permite reconstruirlas y, sobre todo, evita los errores típicos del sector.
Ingresos por suscripción
El ingreso de una suscripción se reconoce a lo largo del periodo que cubre, no cuando se cobra:
| Modalidad | Cobro | Ingreso contable |
|---|---|---|
| Mensual | cada mes | cada mes |
| Anual por adelantado | al inicio | 1/12 cada mes; el resto en 485 |
| Por uso | al final del periodo | en el periodo de uso, aunque se facture después |
| Cuota de alta o implantación | al inicio | según si es un servicio separado o parte de la suscripción |
Ejemplo
Un cliente paga en abril 6.000 € más IVA por un año. En abril se reconocen 500 € de ingreso y 5.500 € pasan a 485 Ingresos anticipados. A 31 de diciembre quedan 1.500 € en 485 (enero a marzo). El IVA se devengó entero en abril.
Si vendes muchos planes anuales, una parte relevante de tu caja corresponde a servicios pendientes de prestar. El balance debe reflejarlo.
Desarrollo de software: ¿gasto o activo?
La norma de registro y valoración 6ª del PGC permite capitalizar los gastos de desarrollo cuando se cumplen condiciones exigentes: proyecto individualizado, costes claramente establecidos y motivos fundados de éxito técnico y rentabilidad económica. Si se cumplen, los costes (principalmente salarios del equipo) se activan y se amortizan. Si no, son gasto. Más detalle en costes de desarrollo capitalizados. Capitalizar mejora el resultado de los primeros años pero exige documentar cada proyecto; un auditor lo revisará.
IVA a clientes de todo el mundo
Un SaaS presta un servicio electrónico. Su localización depende del cliente:
- Empresa española: IVA español al tipo general.
- Empresa de otro país de la UE con NIF-IVA válido: sin IVA español, con inversión del sujeto pasivo; se declara en el 349. Valida el NIF en VIES.
- Particular de otro país de la UE: IVA del país del cliente, normalmente a través de la ventanilla única (OSS), salvo que tus ventas a particulares de la UE no superen el umbral comunitario y optes por IVA español.
- Cliente fuera de la UE: en general, no sujeto a IVA español.
Las pasarelas de pago cobran en muchas divisas y liquidan netas de comisiones; la conciliación se explica en conciliación de pasarelas de pago.
Costes de captación
Las comisiones a comerciales por cerrar contratos plurianuales pueden plantear si se activan como coste de obtención del contrato; en las pymes españolas lo habitual es tratarlas como gasto. Lo relevante para gestión es el coste de adquisición por cliente frente a su valor.
Factura electrónica en un SaaS
Solo los clientes empresa establecidos en España entran en la factura electrónica B2B. Para un SaaS con clientes en muchos países:
- Clasifica a cada cliente en el sistema de facturación: empresa española, empresa UE, particular, fuera de la UE. Solo el primer grupo irá en formato estructurado por el sistema español.
- Facturación automática: las facturas recurrentes que genera la plataforma de suscripciones deben salir en UBL para esos clientes y enviarse por plataforma o por la solución pública, con su copia fiel a la AEAT.
- Prorrateos y cambios de plan: un cambio de plan a mitad de mes genera facturas o abonos prorrateados; cada uno debe enlazar con la factura original.
- Estados de pago: si cobras por domiciliación o tarjeta, el cliente comunicará el pago; conciliar esos estados con la pasarela te ahorra reclamaciones.
Las fechas están en el calendario de la factura electrónica B2B, y la facturación periódica en facturación de servicios recurrentes.
De la contabilidad a las métricas
Con los ingresos diferidos bien llevados, el MRR sale de la contabilidad: ingreso reconocido del mes por suscripciones, sin cuotas de alta ni servicios puntuales. Reconciliar el MRR de tu herramienta de suscripciones con la cuenta 705 cada mes es una buena prueba de que ambos números son fiables.