Un taller mecánico combina dos negocios: vende mano de obra por horas y vende recambios. Además, una parte de sus reparaciones la paga una aseguradora, y su documentación (presupuesto, orden de reparación, factura) está regulada específicamente.
Del presupuesto a la factura
La normativa de talleres de reparación de vehículos reconoce al cliente el derecho a un presupuesto por escrito y obliga a entregar un resguardo de depósito cuando deja el vehículo. Contablemente:
- El presupuesto no es una factura ni genera IVA.
- La orden de reparación recoge el trabajo aceptado y es el soporte para imputar horas y piezas.
- La factura se emite al entregar el vehículo, con mano de obra y recambios desglosados.
Si el cliente paga una parte por adelantado (por ejemplo, para encargar una pieza cara), ese anticipo devenga IVA y necesita su factura.
Recambios: inventario y margen
Los recambios son existencias: se compran (600), se almacenan y se venden con margen. Un taller pequeño a menudo no lleva inventario permanente y lo descubre en el recuento anual. Recomendaciones:
- Cargar cada pieza a la orden de reparación al montarla, para que coste y venta casen.
- Contar el almacén al cierre del ejercicio y registrar la variación de existencias (610).
- Dar de baja piezas obsoletas para vehículos que ya no entran: es un deterioro real.
- Gestionar las piezas usadas devueltas al proveedor (cascos) como abonos que hay que reclamar.
La valoración al cierre se detalla en cierre de existencias para pymes.
Reparaciones pagadas por aseguradoras
Cuando un siniestro está cubierto, la aseguradora suele pagar la reparación directamente al taller, a menudo descontando una franquicia que paga el cliente. ¿A quién se factura? El destinatario del servicio de reparación es, en general, el propietario del vehículo, que es quien contrata la reparación; la aseguradora paga por cuenta de su asegurado. En la práctica:
- La factura se emite al cliente (propietario), por el importe total de la reparación con IVA.
- Se registra un cobro de la aseguradora por la parte que cubre y un cobro del cliente por la franquicia.
- Si la aseguradora ha contratado directamente la reparación en nombre propio, el análisis cambia; revisa el acuerdo de colaboración.
Lleva una subcuenta por aseguradora para controlar los cobros pendientes, que suelen tardar más que los de particulares.
Mano de obra y productividad
El indicador clave de un taller es la productividad: horas facturadas frente a horas de presencia de los mecánicos. Si facturas 900 horas al mes con 1.400 de presencia, el 36 % del coste de personal no se recupera. Registrar las horas reales en cada orden permite medirlo.
VERI*FACTU en el taller
La mayoría de talleres facturan desde un programa de gestión de taller que también lleva presupuestos, órdenes y almacén. Ese programa es el sistema de facturación y debe cumplir el reglamento. Lo propio del sector:
- Presupuestos y órdenes no son facturas. Si el programa numera presupuestos u órdenes como facturas, cada uno generaría un registro; configúralo para que solo la factura final lo haga.
- Facturas con aseguradora. Si emites una factura al cliente y la aseguradora pide después otra a su nombre, no anules: valora quién es el destinatario y, si hay que cambiar el destinatario por un error, emite una rectificativa.
- Tiquets en el mostrador. Las ventas de recambios a particulares en mostrador pueden ir con factura simplificada y QR.
- Programas sectoriales antiguos. Muchos talleres usan software sectorial que lleva años sin actualizarse. Pregunta al proveedor por su declaración responsable y, si no la tiene, planifica el cambio con lo explicado en preparar el software para VERI*FACTU.
Las fechas están en el calendario de VERI*FACTU.
Errores frecuentes
- No facturar el anticipo cobrado para encargar piezas.
- Facturar a la aseguradora cuando el destinatario es el cliente, o al revés.
- Dejar en el almacén contable piezas que ya se montaron.
- No reclamar los abonos por cascos devueltos.