Diseñadores, programadores, consultores, traductores o abogados que trabajan por su cuenta facturan a la empresa como cualquier proveedor, pero con dos diferencias: muchas veces la factura lleva retención de IRPF que la empresa debe ingresar en Hacienda, y si la relación se parece demasiado a un empleo, la Inspección de Trabajo puede considerarla laboral.
Quién factura con retención y quién no
La retención solo existe cuando el colaborador es una persona física que ejerce una actividad profesional y la empresa que paga está obligada a retener (sociedades y empresarios o profesionales que pagan en el ejercicio de su actividad).
| Quién factura | Retención de IRPF |
|---|---|
| Profesional persona física (abogado, diseñador, consultor, arquitecto) | 15 % sobre la base imponible |
| Profesional en el año de inicio y en los dos siguientes, si lo comunica por escrito | 7 % |
| Persona física con actividad empresarial (un taller, una imprenta, un comercio) | no, con carácter general |
| Sociedad, incluida una SL unipersonal del propio profesional | no |
| Profesional no residente | no aplica la retención del IRPF; se analiza por el impuesto de no residentes |
La retención se calcula sobre la base imponible, sin el IVA. El tipo reducido del 7 % lo aplica la empresa solo si el profesional se lo comunica por escrito, y debe conservar esa comunicación firmada. Los requisitos de la factura se detallan en factura de profesional con retención.
Factura de ejemplo y su asiento
Una diseñadora gráfica dada de alta como autónoma hace la nueva identidad de marca de una SL y factura 2.000 € más IVA. Lleva más de tres años en la actividad, así que aplica el 15 %.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 2.000,00 € |
| IVA 21 % | 420,00 € |
| Retención IRPF 15 % | −300,00 € |
| Total a pagar | 2.120,00 € |
Registro de la factura recibida
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 2.000,00 | |
| 472 HP, IVA soportado | 420,00 | |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 300,00 | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 2.120,00 |
Pago a la diseñadora: Debe 410 / Haber 572 por 2.120 €. Los 300 € se quedan en la 4751 hasta el ingreso trimestral. Si el servicio es de los que la empresa capitaliza (por ejemplo, el desarrollo de un programa a medida), la base va al inmovilizado y no a la 623, pero la retención es la misma. Para servicios prestados al cierre que aún no se han facturado, consulta honorarios de contratistas devengados.
Lo que se declara: modelos 111 y 190
- Modelo 111: recoge cada trimestre las retenciones de nóminas y de profesionales, en casillas separadas, y se presenta en los veinte primeros días de abril, julio, octubre y enero. Las grandes empresas lo presentan cada mes. Las cifras deben coincidir con el saldo de la 4751. Lo desarrollamos en el modelo 111 de retenciones.
- Modelo 190: el resumen anual, en enero, identifica a cada perceptor con su NIF, el importe íntegro pagado y la retención. Un NIF mal escrito o una factura registrada sin retención en el 111 aparecen aquí como discrepancias.
El criterio de imputación es el pago: la retención se declara en el periodo en que se paga la factura, no en el de su fecha de emisión.
Riesgo de falso autónomo
El artículo 1.1 del Estatuto de los Trabajadores define la relación laboral por dos notas: dependencia (trabajar dentro del ámbito de organización y dirección de otro) y ajenidad (los frutos y el riesgo son del empresario). Si concurren, da igual que el colaborador emita facturas: es un trabajador por cuenta ajena.
Señales de alarma que conviene revisar antes de contratar y cada año:
- horario y lugar de trabajo fijados por la empresa;
- uso de ordenador, correo corporativo y herramientas de la empresa como un empleado más;
- una cantidad fija mensual que no depende del trabajo entregado;
- exclusividad o un único cliente durante años;
- integración en un equipo con jefe y vacaciones aprobadas por la empresa;
- el colaborador no puede subcontratar ni rechazar encargos.
Si la Inspección de Trabajo declara la relación laboral, la empresa debe dar de alta al trabajador y responde de las cotizaciones no ingresadas, con recargos e intereses, además de la sanción correspondiente. El supuesto ahorro se convierte en una deuda que incluye las cuotas de varios años.
Existe una figura intermedia, el trabajador autónomo económicamente dependiente (TRADE) de la Ley 20/2007, para autónomos que obtienen al menos el 75 % de sus ingresos de un solo cliente. Sigue siendo autónomo, pero tiene un contrato específico que debe registrarse y derechos propios, como vacaciones anuales.
Comparar con contratar
Antes de decidir entre un colaborador y una contratación, compara el coste total y no solo la factura frente al bruto: para una función estable y a tiempo completo, el coste real de un trabajador incluye Seguridad Social y vacaciones, pero elimina el riesgo laboral. Si el encargo es puntual, con entregables definidos y para varios clientes del profesional, la figura del freelance encaja sin problemas.
Registrar a cada profesional como acreedor con su tipo de retención predeterminado, en el programa de contabilidad que uses, evita olvidos en el 111 y errores en el 190.