Al terminar una relación laboral, por la causa que sea, la empresa debe pagar al trabajador todo lo que ha devengado y aún no ha cobrado. Ese documento es el finiquito. Cuando el contrato termina por despido o por fin de un contrato temporal, se le suma una indemnización, que no es salario y se trata de forma distinta en contabilidad, en IRPF y en cotización.
Qué conceptos lleva un finiquito
| Concepto | Naturaleza | IRPF | Cotización |
|---|---|---|---|
| Salario de los días trabajados del último mes | salarial | sí | sí |
| Parte proporcional de pagas extra no prorrateadas | salarial | sí | ya cotizada mes a mes |
| Vacaciones devengadas y no disfrutadas | salarial | sí | sí, ampliando el periodo de alta |
| Falta de preaviso de la empresa, si procede | salarial | sí | según su naturaleza |
| Indemnización legal por despido o fin de contrato | indemnizatoria | exenta en la cuantía legal | no, en la cuantía legal |
| Anticipos o préstamos pendientes | se descuentan |
Las vacaciones solo pueden pagarse en dinero en este momento: el artículo 38.1 del Estatuto de los Trabajadores prohíbe sustituirlas por compensación económica mientras el contrato está vivo. Si la empresa tiene periodificadas vacaciones no disfrutadas, el pago cancela ese pasivo en lugar de generar un gasto nuevo. Lo mismo ocurre con las pagas extra devengadas que ya se cargaron mes a mes.
Cuánto de la indemnización está exento de IRPF
El artículo 7.e de la Ley del IRPF declara exenta la indemnización por despido o cese en la cuantía establecida con carácter obligatorio en el Estatuto de los Trabajadores, con un límite absoluto de 180.000 €. Las consecuencias prácticas:
- Lo que se pague por encima del mínimo legal, porque lo mejora un convenio, un pacto o un contrato, tributa.
- En un despido improcedente reconocido por la empresa, la cuantía legal se considera obligatoria cuando se acuerda en el acto de conciliación ante el servicio administrativo de mediación o la fija una resolución judicial. Un pago pactado en privado se trata como indemnización convenida.
- En los despidos colectivos y en los despidos objetivos por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, está exenta la parte que no supere el límite del despido improcedente, aunque la ley solo obligue a pagar el del objetivo.
- La exención exige una desvinculación real: si el trabajador vuelve a la empresa o a una vinculada en los tres años siguientes, Hacienda presume que no la hubo.
La parte que tribute, si la antigüedad supera dos años, puede beneficiarse de la reducción por rendimientos irregulares del artículo 18.2 de la misma ley, con sus límites.
Como referencia, las cuantías legales más frecuentes del Estatuto son 12 días por año en el fin de un contrato temporal, 20 días por año con un máximo de 12 mensualidades en el despido objetivo y 33 días por año con un máximo de 24 mensualidades en el improcedente, con reglas de transición para contratos anteriores a la reforma de 2012.
Ejemplo: despido objetivo con cinco años de antigüedad
Un trabajador cobra 2.000 € al mes en 14 pagas (28.000 € al año). La empresa le comunica un despido objetivo por causas económicas con efectos el 30 de abril, con preaviso suficiente. Sus pagas extra son de junio y diciembre, se devengan por semestres y la empresa no las periodifica. Le quedan 8 días de vacaciones del año.
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Salario de abril | mes completo | 2.000,00 € |
| Paga extra de junio, parte devengada | 2.000 × 4/6 | 1.333,33 € |
| Vacaciones no disfrutadas | 8 × 2.000/30 | 533,33 € |
| Total conceptos salariales | 3.866,66 € | |
| Indemnización legal | 20 días × 5 años × 28.000/365 | 7.671,23 € |
| Total bruto | 11.537,89 € |
La indemnización no supera el mínimo legal, así que está exenta y no cotiza. Los conceptos salariales soportan una retención, en este ejemplo, de 541,33 € y una cuota obrera de 190 €. El líquido es de 10.806,56 €.
El asiento del finiquito
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 3.866,66 | |
| 641 Indemnizaciones | 7.671,23 | |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 541,33 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 190,00 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 10.806,56 |
La cuota patronal de los conceptos salariales se registra como cualquier otro mes. La retención entra en el modelo 111 del periodo, y la indemnización exenta se informa en el resumen anual, el modelo 190, aunque no lleve retención. Si había un anticipo pendiente, se abona la 460 por su importe y baja el neto, como se explica en anticipos de nómina a empleados.
Si al cierre del ejercicio ya se ha decidido un despido que se hará efectivo después, o existe una reclamación judicial con desenlace probable, la indemnización se reconoce como provisión en ese ejercicio. Lo repasamos en la revisión de provisiones al cierre.
Errores que salen caros
- Aplicar la exención a toda la indemnización cuando se pactó una cuantía superior a la legal o no hubo conciliación.
- Olvidar la parte proporcional de una paga extra cuyo periodo de devengo no coincide con el semestre natural; el convenio manda.
- No cotizar las vacaciones retribuidas y no disfrutadas, que obligan a prolongar el alta por esos días.
- Mezclar la indemnización en la 640: desvirtúa el coste salarial del mes y el análisis de plantilla.
- Pagar sin descontar embargos vigentes sobre el salario del trabajador.
Si nóminas y contabilidad comparten datos, el finiquito parte de los saldos reales de pagas, vacaciones y anticipos de cada persona.