L’encaissement est la dernière étape de la vente, et pourtant celle qui génère le plus de lignes à éclaircir dans un rapprochement bancaire : remises carte globalisées, commissions prélevées à part, virements sans numéro de facture, paiements groupés de plusieurs factures.
Le circuit d’un paiement par carte
| Étape | Ce qui se passe | Délai |
|---|---|---|
| Paiement en caisse ou en ligne | le client paie, le terminal ou le prestataire enregistre la transaction | jour J |
| Télécollecte | les transactions de la journée sont transmises à la banque acquéreuse | fin de journée |
| Crédit en banque | la remise globale de la journée arrive sur le compte | J+1 à J+3 en général |
| Commissions | prélevées sur chaque remise ou en une fois mensuellement | selon le contrat |
Le relevé bancaire ne montre donc ni les ventes individuelles, ni toujours le montant brut. Pour rapprocher, il faut le relevé de remises du prestataire ou de la banque.
Les écritures
Exemple : un commerce encaisse 1 240 € TTC par carte sur la journée. La banque crédite le lendemain la remise nette d’une commission de 9,30 €.
| Date | Compte débité | Compte crédité | Montant |
|---|---|---|---|
| J | 5115 Cartes bancaires à encaisser (compte de transit) | 707 Ventes et 44571 TVA collectée | 1 240 |
| J+1 | 512 Banque | 5115 | 1 230,70 |
| J+1 | 627 Services bancaires, commission carte | 5115 | 9,30 |
Le compte 5115 doit revenir à zéro à chaque remise. Un solde résiduel signale une transaction refusée, un remboursement client passé sur la carte ou une commission mal ventilée. La location du terminal de paiement se comptabilise en 6135 Locations mobilières avec sa TVA déductible ; la commission bancaire est en principe exonérée de TVA.
Pour les ventes à des particuliers, les encaissements par carte alimentent aussi l’e-reporting des transactions B2C prévu par la réforme de la facturation électronique, voir l’e-reporting des ventes B2C. Les contestations de paiements par carte sont traitées dans les chargebacks et litiges sur paiements par carte.
Paiement par virement et virement non identifié
Entre entreprises, le virement reste le mode de paiement dominant. Pour qu’il se lettre automatiquement, la facture doit indiquer clairement l’IBAN et demander au client de reprendre une référence précise : le numéro de facture, ou un identifiant client unique pour les paiements groupés. Ajoutez sur la facture une phrase simple, par exemple « Merci d’indiquer le numéro de facture dans le libellé du virement ».
Malgré cela, certains virements arrivent sans référence exploitable : libellé tronqué, nom d’une société mère, montant qui ne correspond à aucune facture. Une méthode en quatre temps :
- Enregistrer le virement en 471 Compte d’attente (ou un sous-compte « encaissements à identifier ») dès son arrivée, pour que la banque soit rapprochée.
- Rechercher par le montant (facture, somme de plusieurs factures, facture moins escompte ou moins avoir), par le nom de l’émetteur et par la date.
- Contacter le client si la recherche échoue, en lui demandant le détail du paiement (avis de virement).
- Lettrer le compte client dès que l’origine est connue : débit 471, crédit 411 du client concerné.
| Cas fréquent | Explication habituelle |
|---|---|
| Montant inférieur à la facture | escompte déduit, retenue pour litige, frais bancaires étrangers à la charge du bénéficiaire |
| Montant supérieur | paiement en double, avoir non déduit, acompte pour une commande future |
| Émetteur inconnu | société du même groupe ou affactureur du client qui paie pour lui |
| Plusieurs factures en un virement | paiement groupé, à ventiler à partir de l’avis de paiement |
Un compte d’attente doit être vidé à chaque clôture. Un encaissement réellement non identifiable après recherche reste au passif ; ne le passez jamais en produit par commodité. Un trop-perçu identifié est une dette envers le client, à rembourser ou à imputer sur une prochaine facture. Les comptes d’attente sont présentés dans les comptes d’attente et de transit.
Le rapprochement quotidien
Un rapprochement fréquent, idéalement automatique via la connexion bancaire du logiciel, permet de traiter les écarts tant qu’ils sont récents et faciles à expliquer. La méthode est détaillée dans le rapprochement bancaire en TPE.