Le contrôle fiscal d’une entreprise prend deux formes : le contrôle sur pièces, mené depuis le bureau à partir des déclarations et des documents demandés, et la vérification de comptabilité, qui se déroule en principe dans les locaux de l’entreprise après envoi d’un avis de vérification accompagné de la charte des droits et obligations du contribuable vérifié. Dans les deux cas, la qualité des pièces décide de l’issue.
Les documents demandés
| Document | Remarque |
|---|---|
| FEC des exercices vérifiés | remis dès le début de la vérification ; voir fichier des écritures comptables |
| Grand livre, journaux, balance | concordance avec le FEC et la liasse |
| Factures d’achat et de vente | originales ou numérisées de façon fiable |
| Relevés bancaires | tous les comptes de l’entreprise |
| Contrats (baux, prêts, conventions avec les dirigeants et associés) | justifient les charges récurrentes |
| Procès-verbaux d’assemblée | rémunérations, dividendes, comptes courants |
| Inventaire des stocks et méthodes de valorisation | poste souvent contrôlé |
| Déclarations fiscales et sociales | liasses, CA3, DSN |
Les délais de conservation
Le code de commerce impose de conserver les livres et pièces comptables dix ans. Le droit de reprise de l’administration s’exerce en général jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle de l’imposition, avec des délais plus longs dans certains cas (activités occultes, déficits reportés dont l’origine peut être contrôlée). Les pièces peuvent être conservées sous forme numérique si la copie est fiable.
Le dossier de contrôle TVA
La TVA est vérifiée dans presque tous les contrôles. Préparez, pour chaque exercice, un dossier qui permet de suivre la TVA de la facture à la déclaration :
- Tableau de concordance annuel : chiffre d’affaires comptable par catégorie (taxable par taux, intracommunautaire, export, exonéré) et bases déclarées sur les CA3 ; TVA collectée comptable et déclarée ; TVA déductible comptable et déclarée.
- Justification des écarts : décalages de la TVA sur les encaissements, régularisations, avoirs.
- Opérations sans TVA : pour chaque catégorie, la mention portée sur les factures et les preuves (numéros de TVA vérifiés, preuves d’export, attestations de franchise).
- Exclusions appliquées : véhicules de tourisme, hébergement, cadeaux ; montants exclus et méthode.
- Coefficient de déduction pour les assujettis partiels, avec son calcul.
- Crédits de TVA et remboursements obtenus, avec les dossiers fournis.
- États récapitulatifs des opérations intracommunautaires et leur rapprochement avec les CA3.
Ce dossier se constitue presque sans effort si les contrôles mensuels sont faits, comme décrit dans contrôle de la CA3 avant dépôt.
Le déroulement
- Avis de vérification : il fixe la date de première intervention, les impôts et périodes contrôlés, et mentionne la possibilité de se faire assister d’un conseil.
- Durée : pour les petites entreprises, la vérification sur place est en principe limitée à trois mois.
- Débat oral et contradictoire : posez vos questions pendant le contrôle et apportez les pièces au fur et à mesure.
- Proposition de rectification : elle est motivée ; vous disposez d’un délai de trente jours (prorogeable sur demande) pour y répondre.
- Recours : supérieur hiérarchique, interlocuteur départemental, commission départementale selon la nature du désaccord.
Les pièces qui posent le plus souvent problème
- Notes de frais sans justificatif ou sans lien avec l’activité.
- Écritures de caisse au solde créditeur, révélant des recettes non enregistrées.
- Charges facturées par des sociétés liées sans contrat ni prestation documentée.
- Comptes courants d’associés débiteurs.
- Factures d’achat dont l’authenticité n’est pas établie, faute de piste d’audit fiable.
Une position incertaine sur une opération à venir peut être sécurisée en amont par un rescrit fiscal.