Un gérant qui suit une formation en gestion, un président de SAS qui se forme au management, une artisane qui passe une certification technique : la formation du dirigeant est une dépense de l’entreprise comme une autre, à condition de servir l’activité. Elle ouvre aussi droit, selon le statut, à des financements que beaucoup de TPE ignorent.
Une charge déductible, sous condition d’intérêt
La formation est déductible si elle se rattache à l’activité actuelle ou prévue de l’entreprise et qu’elle améliore la compétence du dirigeant dans l’exercice de ses fonctions. Les exemples ne manquent pas : gestion, comptabilité, fiscalité, management, langues utiles aux clients, outils numériques, sécurité, compétences techniques du métier.
La frontière passe avec la formation à caractère personnel : un cours de pilotage sans lien avec l’activité, une formation de reconversion vers un autre métier que celui de la société, des études diplômantes sans rapport. Le critère n’est pas le prestige de la formation, mais le lien avec ce que fait l’entreprise. Une formation à l’étranger dans un lieu touristique est examinée de près : programme, horaires et attestation d’assiduité doivent montrer qu’il ne s’agit pas de vacances.
Comptabilisation
| Dépense | Compte |
|---|---|
| Frais pédagogiques facturés par un organisme de formation | 6228 Rémunérations d’intermédiaires et honoraires, divers, ou sous-compte « formation » |
| Séminaire, conférence, colloque | 6185 Frais de colloques, séminaires, conférences |
| Ouvrages, abonnements techniques | 6181 Documentation générale ou 6183 Documentation technique |
| Transport et hébergement pour la formation | 6251 Voyages et déplacements |
Exemple : formation de trois jours en gestion financière, 1 500 EUR facturés par un organisme exonéré de TVA, plus 240 EUR de train.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6228 Formation | 1 500 | |
| 6251 Voyages et déplacements | 240 | |
| 401 Organisme de formation | 1 500 | |
| 512 Banque | 240 |
Si le dirigeant a avancé les frais, la contrepartie est une dette envers lui, réglée sur note de frais ; voir le remboursement de frais au dirigeant.
La TVA
De nombreux organismes de formation professionnelle continue sont exonérés de TVA, sous conditions, pour leurs prestations de formation. Leur facture ne porte alors pas de TVA, et la mention d’exonération doit y figurer. D’autres organismes facturent la TVA à 20 %, qui est récupérable dans les conditions habituelles. Ne déduisez jamais une TVA qui n’apparaît pas sur la facture. La TVA sur le transport de personnes, train compris, n’est pas récupérable.
Le financement selon le statut du dirigeant
| Statut | Financement principal |
|---|---|
| Gérant majoritaire de SARL, entrepreneur individuel, travailleur non salarié | fonds d’assurance formation de son secteur, alimenté par la contribution à la formation professionnelle payée avec les cotisations sociales : commerçants, professions libérales et artisans ont chacun leur fonds |
| Micro-entrepreneur | même logique, la contribution étant prélevée avec les cotisations sur le chiffre d’affaires |
| Président de SAS ou gérant minoritaire, assimilé salarié sans contrat de travail | accès plus limité, le mandataire n’étant pas salarié ; vérifiez auprès de l’OPCO de l’entreprise, à défaut la société finance |
| Dirigeant titulaire d’un contrat de travail distinct de son mandat | dispositifs salariés de l’entreprise (plan de développement des compétences, compte personnel de formation) |
Le compte personnel de formation (CPF) est ouvert aux salariés comme aux travailleurs indépendants ; un dirigeant peut l’utiliser pour une formation éligible, auquel cas la dépense n’est pas payée par l’entreprise. Le financement des formations des salariés par les OPCO est présenté dans le financement de la formation par l’OPCO.
Une prise en charge reçue d’un fonds d’assurance formation est un produit de l’exercice si elle est versée à l’entreprise, ou vient en déduction si le fonds paie directement l’organisme. Dans ce second cas, seule la part restant à la charge de l’entreprise est comptabilisée.
Le dossier à conserver
Programme de la formation, convention ou devis, facture, attestation d’assiduité ou de fin de formation, et un mot sur le lien avec l’activité. Ces quatre pièces répondent à presque toutes les questions d’un contrôleur, et sont de toute façon exigées par les fonds de financement.