Chercher de nouveaux clients coûte de l’argent avant d’en rapporter : campagnes publicitaires, fichiers de prospects, outil de gestion de la relation client, déplacements chez les prospects, stand sur un salon. Ces dépenses sont en principe des charges déductibles de l’exercice où elles sont engagées, même si les contrats qu’elles génèrent arrivent plus tard.
Ranger chaque dépense dans le bon compte
| Dépense | Compte PCG |
|---|---|
| Publicité en ligne, annonces dans la presse, référencement payant | 6231 Annonces et insertions |
| Échantillons distribués | 6232 Échantillons |
| Location de stand, frais d’inscription à un salon | 6233 Foires et expositions |
| Cadeaux aux prospects et clients | 6234 Cadeaux à la clientèle |
| Plaquettes, catalogues, impression de cartes | 6236 Catalogues et imprimés |
| Achat ou location de fichiers de prospects | 6238 Divers (publicité, publications) |
| Transport, hébergement des commerciaux en prospection | 6251 Voyages et déplacements |
| Repas avec des prospects | 6257 Réceptions |
| Commissions versées à un apporteur d’affaires | 6222 Commissions et courtages sur ventes |
| Abonnement à un outil de prospection ou de CRM | 6135 Locations mobilières, ou compte de logiciels selon votre plan |
Une ventilation fine n’est pas qu’une affaire de présentation : elle permet de mesurer ce que coûte un nouveau client et de comparer les canaux d’une année sur l’autre. Les comptes sont détaillés dans le marketing et la publicité dans le plan comptable.
Charge immédiate ou immobilisation ?
Les dépenses de prospection ne s’immobilisent pas : une campagne publicitaire, même pour lancer un nouveau produit, est une charge. Seuls des actifs identifiables ayant une durée d’usage propre (un site web marchand développé pour l’entreprise, un stand réutilisable acheté plutôt que loué) peuvent relever des immobilisations, selon les règles habituelles de seuil et de durée. Un stand modulable de 6 000 EUR HT utilisé sur trois ans de salons s’amortit ; la location du stand à chaque salon va en 6233.
Le dirigeant et les commerciaux en prospection
Les déplacements de prospection suivent les règles générales des frais de déplacement : justificatif au nom de l’entreprise, motif professionnel identifiable (nom du prospect ou de l’événement), montant raisonnable. Pour un salarié, ils sont remboursés en note de frais ; pour un dirigeant, selon son statut. La TVA est récupérable sur les transports de marchandises, les repas d’affaires et la plupart des services, mais pas sur le transport de personnes ni sur l’hébergement du personnel et des dirigeants. Les règles sont dans les frais de déplacement et de repas.
Salons professionnels et congrès
Un salon concentre en quelques jours plusieurs natures de dépenses. Pour une participation à un salon à Lyon :
| Dépense | Montant HT | Compte | TVA |
|---|---|---|---|
| Location de l’emplacement et frais d’inscription | 4 000 | 6233 | récupérable |
| Aménagement du stand par un standiste | 2 500 | 6233 | récupérable |
| Impression de documentation et goodies | 800 | 6236 | récupérable |
| Train des deux commerciaux | 350 | 6251 | non récupérable |
| Hôtel, deux nuits pour deux personnes | 600 | 6251 | non récupérable |
| Dîner avec trois clients | 300 | 6257 | récupérable |
Les salons à l’étranger. Les services liés à l’accès à une foire ou à une exposition sont en principe taxés dans le pays où se tient l’événement. Un exposant français à un salon à Milan ou à Barcelone paie donc la TVA italienne ou espagnole sur son emplacement. Cette TVA étrangère ne se déduit pas sur la CA3 : elle se récupère auprès de l’État concerné par la procédure de remboursement de la TVA européenne, déposée en ligne depuis l’espace professionnel impots.gouv.fr, au plus tard le 30 septembre de l’année qui suit. Pour un salon hors de l’Union, les règles du pays s’appliquent et un remboursement n’est pas toujours possible. Comptabilisez la TVA étrangère en créance (compte de débiteurs divers) tant que son remboursement est probable, sinon en charge avec la dépense.
Les congrès et conférences. Les frais d’inscription à un congrès professionnel, un colloque ou une conférence vont en 6185 Frais de colloques, séminaires, conférences. Si l’événement a avant tout un objet de formation, voyez plutôt les frais de formation du dirigeant.
Les aides. Pour les salons à l’export, des dispositifs publics, notamment l’assurance prospection de Bpifrance et les pavillons collectifs organisés par les opérateurs publics, réduisent le coût de participation. Une avance ou une prise en charge reçue s’enregistre en produit ou en dette selon ses conditions de remboursement.
Les justificatifs à garder
Pour chaque action : facture, objet (nom du salon, de la campagne, du prospect visité), dates et participants. Pour les cadeaux remis sur un salon, la liste des bénéficiaires permet d’appliquer le seuil de récupération de la TVA, voir les cadeaux clients. Un dossier par salon, tenu dès l’inscription, évite de reconstituer les dépenses trois mois plus tard.