Recruter coûte souvent plus que le premier mois de salaire : annonces sur plusieurs sites, honoraires d’un cabinet, tests de personnalité, déplacement des candidats, temps passé par le dirigeant. Pour une TPE qui embauche pour la première fois, ces dépenses arrivent avant tout chiffre d’affaires supplémentaire. Leur traitement comptable est simple ; leur suivi permet surtout de savoir ce que coûte vraiment une embauche.
Où enregistrer chaque dépense
| Dépense | Compte PCG | TVA |
|---|---|---|
| Annonce sur un site d’emploi, dans la presse | 6231 Annonces et insertions | récupérable |
| Abonnement à une plateforme de recrutement | 6231, ou un compte d’abonnements selon votre plan | récupérable |
| Honoraires d’un cabinet de recrutement ou d’un chasseur de têtes | 6226 Honoraires | récupérable |
| Tests, évaluations, vérification de références | 6226 Honoraires ou 6228 Divers | récupérable |
| Remboursement des frais de déplacement d’un candidat | 6251 Voyages et déplacements | non récupérable sur le transport de personnes |
| Frais de déménagement pris en charge pour la nouvelle recrue | charges de personnel ou 6255 Frais de déménagement | selon la nature |
Ces dépenses sont des charges de l’exercice où elles sont engagées. Elles ne s’immobilisent pas, même pour un recrutement stratégique : le futur salarié n’est pas un actif de l’entreprise.
Les honoraires de cabinet
Un cabinet facture souvent en deux temps : un acompte à la signature de la mission, puis un solde à l’embauche, calculé en pourcentage de la rémunération annuelle brute du candidat recruté. Exemple : acompte de 3 000 EUR HT en mars, solde de 5 000 EUR HT en juin à la prise de poste.
| Date | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Mars | 6226 Honoraires | 3 000 | |
| 44566 TVA déductible | 600 | ||
| 401 Cabinet de recrutement | 3 600 | ||
| Juin | 6226 Honoraires | 5 000 | |
| 44566 TVA déductible | 1 000 | ||
| 401 Cabinet de recrutement | 6 000 |
Si l’exercice se clôture entre les deux et que la mission est en cours, l’acompte reste une charge de l’exercice : il rémunère un travail déjà fourni. Une clause de garantie (remplacement gratuit si le candidat part pendant la période d’essai) ne change rien à la comptabilisation tant qu’elle ne donne pas lieu à remboursement.
Les frais des candidats
Rembourser le billet de train d’un candidat convoqué en entretien n’est pas un élément de salaire : il n’est pas encore salarié. Le remboursement se fait sur justificatif, en 6251, sans cotisations sociales. Gardez la convocation et le billet ensemble. Si le candidat est ensuite recruté, ses frais de déménagement pris en charge par l’entreprise relèvent de règles URSSAF spécifiques ; au-delà de ce que ces règles permettent d’exonérer, ils deviennent un élément de rémunération.
Les aides à l’embauche
Selon le profil recruté et la période, des aides publiques peuvent réduire le coût d’une embauche : aide à l’embauche d’un apprenti, aides liées à certains publics ou territoires, aides de France Travail ou de la région. Leurs montants et conditions changent souvent ; vérifiez les dispositifs en vigueur au moment du recrutement auprès de l’organisme qui les verse.
Comptablement, une aide à l’embauche est une subvention d’exploitation enregistrée en 74 Subventions d’exploitation, au rythme de la période qu’elle finance. Une aide mensuelle versée pendant la première année du contrat est un produit de chaque mois ; une aide acquise mais pas encore versée à la clôture est une créance. Voyez les subventions et aides dans le plan comptable.
Certaines exonérations ou réductions de cotisations patronales, comme la réduction générale sur les bas salaires, ne sont pas des subventions : elles diminuent directement les cotisations dues et apparaissent dans la paie.
Mesurer le coût d’une embauche
Créez un sous-compte ou un code analytique par recrutement important. Additionnés au premier mois de salaire chargé et au temps de formation, les frais de recrutement donnent le coût complet d’une embauche, utile pour arbitrer entre recruter, sous-traiter ou recourir à l’intérim. Pour un premier recrutement, les étapes administratives et comptables sont détaillées dans embaucher son premier salarié.