Logiciel en ligne, maintenance, location de matériel, contrat d’entretien, service d’hébergement : les revenus récurrents sont appréciés pour leur prévisibilité. Leur facturation suit une mécanique répétitive qu’il faut paramétrer une fois pour toutes, sans oublier la comptabilité de clôture et la gestion des résiliations.
Une facture par période, ou une facture d’avance
| Mode | Facturation | Encaissement | Point d’attention |
|---|---|---|---|
| Mensuel terme à échoir | début de mois, pour le mois à venir | prélèvement en début de mois | facture émise avant la prestation |
| Mensuel terme échu | fin de mois, pour le mois écoulé | prélèvement le mois suivant | prestations à facturer à la clôture si décalage |
| Annuel d’avance | une facture pour douze mois | paiement à la souscription | produit constaté d’avance à la clôture |
Chaque facture d’abonnement est une facture complète, avec son numéro dans la séquence et la période couverte (« Abonnement du 1er au 31 mars »). La facture électronique structurée permet d’indiquer cette période dans un champ dédié, ce qui facilite le traitement chez le client.
La TVA d’un abonnement
Un abonnement est en général une prestation de services à exécution continue. La TVA est exigible à l’encaissement, sauf si vous avez opté pour la TVA d’après les débits. Pour un abonnement annuel payé d’avance, la TVA est donc exigible dès le paiement, même si le service sera rendu sur douze mois. Si l’abonnement comprend la livraison de biens (box mensuelle, consommables), la part biens suit les règles des livraisons.
L’abonnement annuel à la clôture
Exemple : un client souscrit le 1er octobre un abonnement annuel de 2 400 € HT, facturé et payé d’avance. La société clôture au 31 décembre.
| Date | Compte débité | Compte crédité | Montant |
|---|---|---|---|
| 1er octobre | 411 Client | 706 Prestations de services | 2 400 |
| 1er octobre | 411 | 44571 TVA collectée | 480 |
| 31 décembre | 706 | 487 Produits constatés d’avance (9 mois sur 12) | 1 800 |
| 1er janvier | 487 | 706 | 1 800 |
Le chiffre d’affaires de l’exercice ne retient que les trois mois de service rendus (600 €). La mécanique est détaillée dans les produits constatés d’avance.
Résiliations, changements de formule et impayés
- Résiliation en cours de période : selon le contrat, la période en cours reste due ou fait l’objet d’un avoir au prorata.
- Changement de formule : la facture de la période suivante reprend la nouvelle formule ; un ajustement de la période en cours se fait par une facture complémentaire ou un avoir.
- Indexation annuelle : une clause d’indexation doit préciser l’indice et la date de révision ; informez le client avant la première facture au nouveau tarif.
- Impayé : un abonnement impayé n’est pas suspendu automatiquement, il faut le prévoir au contrat et dans le logiciel.
Les écritures récurrentes et leurs contrôles sont présentés dans les abonnements et charges récurrentes en comptabilité.
Le mandat SEPA B2B pour les clients professionnels
Le prélèvement SEPA est le mode d’encaissement naturel d’un abonnement. Deux schémas existent :
| SEPA Core | SEPA B2B (interentreprises) | |
|---|---|---|
| Débiteurs | particuliers et professionnels | professionnels uniquement |
| Droit au remboursement d’un prélèvement autorisé | oui, pendant huit semaines | non |
| Enregistrement du mandat chez la banque du débiteur | non | oui, le débiteur doit le déclarer à sa banque |
| Délai de rejet | plus long | court |
Le SEPA B2B offre donc une sécurité bien supérieure : une fois le prélèvement exécuté conformément au mandat, le client ne peut pas en obtenir le remboursement sans motif. En contrepartie, il exige une démarche du client auprès de sa banque, et certaines banques ou certains comptes ne l’acceptent pas.
Pour le mettre en place :
- Obtenez auprès de votre banque un identifiant créancier SEPA (ICS) et un contrat de prélèvement B2B.
- Faites signer à chaque client un mandat B2B avec sa référence unique de mandat (RUM), ses coordonnées bancaires et la mention du schéma interentreprises.
- Demandez au client de transmettre le mandat à sa banque, faute de quoi le premier prélèvement sera rejeté.
- Notifiez chaque prélèvement avant son échéance : la facture elle-même peut valoir pré-notification si elle indique le montant et la date de prélèvement, dans le délai prévu au contrat.
- Conservez les mandats signés pendant toute leur durée de validité et au-delà, pour pouvoir prouver l’autorisation.
Un mandat inutilisé pendant trente-six mois devient caduc. En cas de rejet (compte clos, provision insuffisante, mandat non enregistré), la banque recrédite le prélèvement en débit sur votre compte : réouvrez la créance au compte client (débit 411, crédit 512), facturez les frais de rejet si le contrat le prévoit et relancez. Le traitement des rejets est détaillé dans les rejets de prélèvement et encaissements échoués.