Un éditeur de logiciel en ligne a un modèle simple à décrire et délicat à comptabiliser. Il encaisse souvent avant de rendre le service, ses clients sont dans plusieurs pays, ses principales dépenses sont des salaires de développeurs, et il finance des pertes de démarrage par du capital. Les investisseurs, la banque et Bpifrance liront ses comptes avec attention : mieux vaut qu’ils reflètent fidèlement le revenu récurrent.
Chiffre d’affaires : facturé n’est pas gagné
| Contrat | Comptabilisation |
|---|---|
| Abonnement mensuel facturé au début du mois | Produit du mois, aucun décalage |
| Abonnement annuel payé d’avance | Facture en 706, puis produit constaté d’avance (487) pour les mois restant à courir à la clôture |
| Facturation à l’usage (appels d’API, utilisateurs actifs) relevée après la période | Facture à établir (4181) pour l’usage de la période non encore facturé |
| Frais de mise en place | Produit à la réalisation si la prestation est distincte et utile seule, sinon étalé avec l’abonnement |
| Résiliation avec remboursement au prorata | Avoir, qui réduit le chiffre d’affaires et la TVA collectée |
Une startup qui vend surtout des abonnements annuels peut afficher un chiffre d’affaires comptable très inférieur à ses encaissements la première année. C’est normal, et le solde du 487 en est le reflet. Le calcul et l’écriture sont détaillés dans produits constatés d’avance. Les indicateurs de gestion (revenu récurrent mensuel, attrition) se calculent à part, à partir de l’outil de facturation, et ne remplacent pas le chiffre d’affaires comptable.
Les paiements par carte arrivent par un prestataire qui verse des montants nets de frais. Comme pour un site marchand, un compte de tiers par prestataire permet de rapprocher ventes, frais en 627 et virements reçus.
TVA d’un service numérique
Le logiciel en ligne est un service fourni par voie électronique. Son lieu d’imposition dépend du client :
| Client | TVA |
|---|---|
| Entreprise française | TVA française à 20 %, en principe exigible à l’encaissement |
| Entreprise d’un autre État de l’Union, numéro de TVA valide | Facture hors taxe, autoliquidation par le client, déclaration européenne de services |
| Particulier d’un autre État de l’Union | TVA française tant que les ventes à distance et services électroniques vers l’Union restent sous 10 000 € par an, puis TVA du pays du client, déclarée par le guichet OSS |
| Client établi hors Union | Hors du champ de la TVA française |
Le pays du particulier se justifie par des indices concordants : adresse de facturation, adresse IP, pays de la carte bancaire. L’outil de facturation doit les conserver. Une startup qui ne collecte pas le numéro de TVA de ses clients professionnels les traite par défaut comme des particuliers, et facture alors la mauvaise TVA. Voir TVA OSS et services numériques.
Côté achats, l’hébergement cloud, les outils de développement et la publicité en ligne sont souvent facturés depuis l’Irlande ou les États-Unis sans TVA : il faut les autoliquider chaque mois. Une startup qui investit beaucoup et facture peu est structurellement en crédit de TVA, qu’elle peut se faire rembourser.
Développement du logiciel, crédits d’impôt et JEI
Les salaires des développeurs sont des charges, sauf si l’entreprise choisit d’immobiliser ses frais de développement (203). C’est possible lorsque tous les critères du PCG sont réunis : faisabilité technique, intention et capacité d’achever et d’utiliser ou vendre la solution, avantages économiques futurs probables, ressources disponibles, mesure fiable des dépenses. L’immobilisation passe par la production immobilisée (721) et s’amortit à partir de la mise en service. Elle améliore le résultat et les capitaux propres, mais exige un suivi des temps par projet.
Le crédit d’impôt recherche et le crédit d’impôt innovation remboursent une partie des dépenses éligibles. Pour une jeune entreprise sans IS à payer, ils sont souvent restitués, ce qui en fait une ressource de trésorerie à part entière (voir crédit d’impôt recherche). Le statut de jeune entreprise innovante ouvre, sous conditions de dépenses de recherche et d’ancienneté, des exonérations de cotisations sociales sur les salaires des personnels de recherche.
Levées de fonds et capitaux propres
Chaque tour de financement est une augmentation de capital : nominal en 1013, prime d’émission en 1041. Les frais de la levée (avocats, conseils) peuvent être imputés sur la prime d’émission au lieu d’être passés en charges. Les instruments donnant accès au capital plus tard ont chacun leur traitement :
- les BSA AIR souscrits par des investisseurs avant un tour : le prix reçu est inscrit en 1045 Bons de souscription de titres en capital jusqu’à la conversion ;
- les BSPCE attribués aux salariés : pas d’écriture avant l’exercice, puis une augmentation de capital (voir options de souscription et BSPCE) ;
- les avances remboursables de Bpifrance : dettes en 1673 Avances conditionnées, et non subventions.
Les pertes des premiers exercices sont reportables sur les bénéfices futurs dans les limites légales. Elles doivent aussi être surveillées au regard des capitaux propres : si ceux-ci deviennent inférieurs à la moitié du capital, l’assemblée doit se prononcer sur la poursuite de l’activité. La consommation de trésorerie se suit mois par mois, dans un plan de trésorerie.
Facture électronique des abonnements SaaS
Les abonnements vendus à des entreprises françaises sont des factures entre assujettis. Ils passeront donc par une plateforme agréée : à partir du 1er septembre 2027 pour une startup qui reste PME, plus tôt si elle a des clients grands comptes qui exigent ce format, et pour toutes les entreprises en réception dès le 1er septembre 2026.
Pour un éditeur, la difficulté est technique, parce que les factures sont émises automatiquement par l’outil de facturation ou le prestataire de paiement :
- l’outil de facturation doit transmettre ses factures à une plateforme agréée, ou être relié à une plateforme qui le fait. Une facture PDF envoyée par e-mail ne sera plus valable pour un client professionnel français ;
- les données client doivent être collectées à l’inscription : SIREN, numéro de TVA, adresse de facturation. Sans SIREN, la facture ne peut pas être adressée dans l’annuaire ;
- les mentions nouvelles : catégorie de l’opération (prestation de services) et, le cas échéant, option pour la TVA d’après les débits. Sans option, la TVA reste due à l’encaissement et la startup transmet les données de paiement de ses factures ;
- les avoirs de résiliation et les factures d’usage suivent le même circuit que les factures d’abonnement ;
- les clients particuliers et étrangers restent hors du circuit, mais leurs ventes font l’objet d’un e-reporting.
Un test sur quelques clients, avant l’échéance, permet de vérifier que la facture produite par l’outil est acceptée par la plateforme et lisible chez le client. Les formats acceptés (Factur-X, UBL, CII) sont présentés dans formats Factur-X et UBL.