Le transport de marchandises pour le compte d’autrui avec des véhicules de 3,5 tonnes au plus (fourgons, camionnettes, vélos-cargos motorisés) est une activité réglementée. L’entreprise doit être inscrite au registre national des entreprises de transport par route, avoir un gestionnaire qui détient l’attestation de capacité professionnelle, disposer d’une licence pour ses véhicules et justifier d’une capacité financière minimale. Le reste de ses comptes tourne autour de trois postes : la flotte, l’énergie et le personnel.
La capacité financière, une affaire de comptes annuels
La capacité financière est un montant minimal de capitaux propres fixé par véhicule exploité, plus élevé pour le premier véhicule. Elle se démontre par les comptes annuels certifiés ou attestés, et par une garantie bancaire ou d’assurance si les capitaux propres ne suffisent pas. Une entreprise dont les pertes réduisent les capitaux propres sous le seuil risque la suspension de son inscription.
Deux conséquences pratiques :
- déposer les comptes annuels à temps, car ils sont demandés par l’administration du transport ;
- surveiller l’effet d’une nouvelle acquisition de véhicule sur le seuil exigé, et celui des pertes, des dividendes ou des remboursements de comptes courants sur les capitaux propres.
Les apports en compte courant d’associé ne comptent pas comme capitaux propres. Une augmentation de capital ou une garantie est parfois nécessaire avant d’agrandir la flotte (voir capitaux propres et capital social).
La flotte : acheter, louer ou financer
| Mode | Traitement comptable | TVA |
|---|---|---|
| Achat comptant ou à crédit | Immobilisation en 2182 Matériel de transport, amortie sur la durée d’utilisation ; intérêts d’emprunt en charges financières | Déductible sur un véhicule utilitaire |
| Crédit-bail | Redevances en 6122 Crédit-bail mobilier, engagement en annexe | Déductible sur les redevances |
| Location longue durée | Loyers en 6135 Locations mobilières | Déductible |
La TVA d’un véhicule utilitaire (camionnette, fourgon) est déductible à l’achat comme sur l’entretien, alors que celle d’une voiture particulière ne l’est pas. Le gazole et l’électricité utilisés par les utilitaires ouvrent aussi droit à déduction en totalité. La taxe annuelle sur les véhicules de tourisme ne concerne pas les utilitaires. Le remboursement partiel de la taxe intérieure sur le gazole réservé aux transporteurs vise des véhicules plus lourds : il ne bénéficie pas au transport léger.
Les relevés de cartes carburant se comptabilisent mois par mois, rapprochés des véhicules et des kilométrages. Un écart de consommation entre deux véhicules identiques est le premier signal d’un problème : panne, conduite, usage non professionnel.
Sinistres, assurances et amendes
Le transporteur supporte des sinistres fréquents. La facture de réparation est une charge en 6155, et l’indemnité de l’assureur un produit en 7587 Indemnités d’assurance. La franchise reste à la charge de l’entreprise. Les marchandises endommagées pendant le transport relèvent de la responsabilité du transporteur, dans les limites du contrat type : les indemnités versées aux clients sont des charges, à provisionner si un litige est en cours à la clôture.
Les amendes pour des infractions commises avec un véhicule de l’entreprise posent une double question. L’employeur doit désigner le conducteur responsable dans un délai de 45 jours, faute de quoi l’entreprise paie une amende propre pour non-désignation. Les amendes ne sont jamais déductibles du résultat fiscal, même lorsque l’entreprise les paie (voir amendes et pénalités).
Chauffeurs et frais de route
Les chauffeurs salariés relèvent de la convention collective des transports routiers. Leurs indemnités de repas et de déplacement sont exonérées de cotisations dans les limites fixées par l’URSSAF, et les heures de nuit, de dimanche ou d’attente génèrent des éléments variables de paie. Les péages et le stationnement payés en tournée sont des frais de déplacement, avec une TVA déductible sur facture au nom de l’entreprise.
Clients, plateformes et sous-traitance
Le transporteur facture des prestations de services, avec une TVA en principe exigible à l’encaissement. Deux particularités du secteur pèsent sur la trésorerie et la facturation :
- les délais de paiement pour le transport routier de marchandises sont plafonnés par le code de commerce à trente jours à compter de la date d’émission de la facture ;
- les plateformes de livraison établissent souvent elles-mêmes les factures au nom du livreur, en vertu d’un mandat d’autofacturation. Le transporteur reste responsable de ces factures : il doit vérifier chaque relevé, conserver le mandat et contester une facture erronée dans le délai prévu. Avec la facture électronique, ces factures autofacturées passeront elles aussi par les plateformes agréées.
Quand le transporteur confie une partie de ses tournées à un autre transporteur, il sous-traite ou affrète. La prestation achetée va en 611 Sous-traitance générale, et il doit obtenir de son sous-traitant, pour tout contrat d’au moins 5 000 € HT, l’attestation de vigilance de l’URSSAF tous les six mois. Les transports internationaux liés à une exportation ou à une importation sont exonérés de TVA sous conditions, et un transport intracommunautaire pour un client professionnel européen est autoliquidé par celui-ci.
Tableau de bord d’un transporteur
| Indicateur | Source |
|---|---|
| Coût de revient au kilomètre par véhicule | Amortissement ou loyer, carburant, entretien, assurance, rapportés au kilométrage |
| Chiffre d’affaires par véhicule et par jour | Facturation et planning |
| Taux de sinistralité | Sinistres déclarés et franchises payées |
| Capitaux propres par rapport au seuil de capacité financière | Bilan de clôture et situation intermédiaire |
Un suivi analytique par véhicule, dès la saisie, rend ces chiffres disponibles chaque mois. Un véhicule dont le coût au kilomètre dérive se remplace avant d’abîmer la marge de toute l’entreprise (voir tableau de bord et indicateurs).