Que la paie soit faite en interne, par un cabinet ou par un logiciel spécialisé, l’écriture qui arrive en comptabilité n’est qu’un résumé. Personne ne vérifie qu’elle correspond à ce qui a été déclaré à l’Urssaf et payé aux salariés, sauf si vous organisez ce contrôle.
Les trois sources à faire concorder
| Source | Ce qu’elle contient | Utilisée pour |
|---|---|---|
| Livre de paie (ou journal de paie) | bruts, cotisations par organisme, nets, retenues, par salarié | écriture comptable |
| DSN mensuelle | rémunérations et cotisations déclarées, prélèvement à la source | paiements Urssaf, retraite complémentaire, prévoyance, DGFiP |
| Comptabilité | charges 641 et 645, dettes 421, 431, 437, 4421 | états financiers, trésorerie |
Les montants de la DSN et du livre de paie sont produits par le même logiciel et concordent normalement. Les écarts apparaissent plutôt entre la paie et la comptabilité : écriture importée deux fois, paie corrigée après l’export, acompte versé hors paie, régularisation d’un organisme non comptabilisée.
Le contrôle mensuel, compte par compte
- 641 Rémunérations du personnel = total des bruts du livre de paie, avantages en nature et indemnités compris.
- 645 Charges de sécurité sociale et de prévoyance = total des cotisations patronales.
- 421 Personnel, rémunérations dues : solde nul après le virement des salaires. Un solde résiduel signale un salaire non payé, un acompte non déduit ou une saisie sur salaire non reversée.
- 431 Sécurité sociale = cotisations Urssaf du mois déclarées en DSN, en attente de paiement à l’échéance.
- 437 Autres organismes sociaux = retraite complémentaire, prévoyance, mutuelle du mois.
- 4421 Prélèvement à la source = montant de PAS déclaré en DSN, prélevé ensuite par la DGFiP.
L’échéance de la DSN et du paiement des cotisations dépend de l’effectif : le 5 du mois suivant pour les entreprises de 50 salariés et plus, le 15 pour les autres, avec la possibilité pour les plus petites d’un paiement trimestriel des cotisations Urssaf.
Exemple de rapprochement
Livre de paie de mars : brut 18 400 €, cotisations salariales 4 050 €, cotisations patronales 6 900 €, PAS 1 100 €, net payé 13 250 €.
| Compte | Livre de paie | Comptabilité | Écart | Explication |
|---|---|---|---|---|
| 641 | 18 400 | 18 400 | 0 | |
| 645 | 6 900 | 6 900 | 0 | |
| 421 | 13 250 payés | solde de 300 | 300 | acompte de février déduit en paie mais versé en 425, à solder |
| 431 + 437 | 10 950 | 10 950 | 0 | |
| 4421 | 1 100 | 1 100 | 0 |
L’écart sur 421 vient d’un acompte enregistré en 425 Personnel, avances et acomptes au moment du versement : il faut solder 425 contre 421 à la paie suivante. Ce type de contrôle, mené chaque mois, est décrit en détail dans le rapprochement de paie avant déclaration.
Les charges sociales à payer et leur contrôle
À la clôture, et dans les situations mensuelles si vous en produisez, les charges sociales ne se limitent pas aux cotisations du dernier mois de paie. Il faut constater toutes les charges acquises sur l’exercice et payables plus tard :
| Charge acquise | Compte de dette | Compte de charge |
|---|---|---|
| Cotisations du mois de décembre, payées en janvier | 431, 437 | 645 |
| Congés payés acquis et non pris | 4282 Dettes provisionnées pour congés à payer | 641 |
| Charges sociales sur ces congés | 4382 Charges sociales sur congés à payer | 645 |
| Primes et bonus acquis, versés après la clôture | 4286 Autres charges à payer | 641 |
| Charges sociales sur ces primes | 4386 Autres charges à payer | 645 |
| Contributions annuelles à la formation et taxe d’apprentissage restant dues | 447 Autres impôts, taxes et versements assimilés | 633 |
Le contrôle consiste à vérifier que :
- le solde de 431 et 437 au 31 décembre correspond exactement aux cotisations de la DSN de décembre ;
- aucune cotisation de mois antérieurs ne reste ouverte sans explication (une mise en demeure ou une majoration peut se cacher derrière) ;
- les régularisations annuelles (réduction générale des cotisations, régularisation des plafonds) sont intégrées ;
- le calcul des congés à payer et de leurs charges repose sur l’état des droits par salarié, comme décrit dans la provision de congés payés ;
- les comptes de charges à payer de l’exercice précédent ont été extournés en début d’exercice.
Un compte Urssaf en ligne permet de comparer votre solde comptable avec le compte cotisant. Un écart ancien de quelques euros se régularise ; un écart important se documente avant la clôture, car il sera la première question d’un contrôle Urssaf.
Une fois par an
Comparez le total des rémunérations brutes comptabilisées en 641 sur l’exercice avec la somme des rémunérations déclarées en DSN, salarié par salarié si l’écart dépasse quelques euros. Le même contrôle vaut pour la taxe sur les salaires lorsque l’entreprise y est soumise. Les comptes de paie et leurs subdivisions sont présentés dans les charges sociales et dettes de paie.